Szablony Obsługi Klienta
Ulepsz swoje e-maile obsługi klienta dzięki gotowym szablonom LiveAgent. Zaoszczędź czas, zmniejsz błędy i zapewnij spójne wiadomości w różnych scenariuszach — ...
6 min czytania
LiveAgent
Customer Service
+2
E-mail pozostaje jednym z głównych kanałów obsługi klienta dla ogromnej liczby konsumentów. Jednak nie każda firma włoża wiele wysiłku w zapewnienie szybkich i profesjonalnych odpowiedzi – w rzeczywistości niektóre w ogóle nie odpowiadają. Badanie przeprowadzone przez SuperOffice wykazało, że 62% firm nie odpowiada na e-maile obsługi klienta, 90% nie informuje klienta o otrzymaniu e-maila, a 97% nie wykonuje następnych kroków, aby sprawdzić, czy klienci są zadowoleni z odpowiedzi.
Chociaż prawie niemożliwe jest ręczne tworzenie każdego e-maila do potencjalnych lub obecnych klientów, korzystanie z szablonów obsługi klienta obejmujących różne scenariusze może być bardzo pomocne dla zespołów obsługi klienta, szczególnie tych, które muszą radzić sobie z ogromną ilością e-maili. Korzystając z szablonów jako punktu wyjścia, Twoi agenci mogą pomóc większej liczbie klientów w krótszym czasie i z mniejszym stresem, a także zapewnić spójną obsługę. Od wysyłania e-maili z podziękowaniami po automatyczną wiadomość o nieobecności, utrzymywanie komunikacji z klientami jest zawsze korzystne.
Korzyści z używania szablonów e-maili obsługi klienta
- Zaoszczędź czas i popraw efektywność agentów - Korzystanie z szablonów obsługi klienta podczas odpowiadania klientom zaoszczędzi Twojemu zespołowi wsparcia konieczności tworzenia indywidualnych odpowiedzi, zoptymalizuje ich czas i poprawi efektywność.
- Zmniejsz liczbę błędów człowieka - Dzięki gotowym, przetestowanym szablonom odpowiedzi e-mailowych obsługi klienta możesz wyeliminować błędy człowieka i usunąć ryzyko wysłania nieprawidłowych wiadomości, które mogą frustrować klientów.
- Zachowaj spójne przesłanie firmy - Szablony e-maili obsługi klienta zapewniają, że wszyscy członkowie Twojego zespołu wsparcia są na tej samej stronie, a Twój głos marki pozostaje obecny w każdej interakcji. Dla firm chcących ogłosić wiadomości lub wydarzenia, posiadanie dobrego szablonu e-maila komunikatu prasowego jest równie ważne, co posiadanie efektywnych szablonów obsługi klienta.
Typowe szablony e-maili dla obsługi klienta
Budowanie własnej biblioteki przykładowych szablonów e-maili dla obsługi klienta może być zarówno wyzwaniem, jak i czasochłonne. Istnieje wiele sytuacji, na które musisz być przygotowany. Od dłuższych i bardziej skomplikowanych wiadomości, takich jak e-mail z przeprosinami i przypomnienie o odnowieniu, po krótkie i zwięzłe e-maile, takie jak resetowanie hasła, oto kilka sprawdzonych szablonów e-maili opartych na 10 różnych scenariuszach, które Twój zespół wsparcia może używać i dostosowywać w razie potrzeby podczas interakcji z klientami i potencjalnymi klientami.
Szablon e-maila automatycznej odpowiedzi
Cześć [IMIĘ],
Dziękujemy za kontakt z [FIRMA]!
Ta automatyczna odpowiedź ma Ci tylko powiedzieć, że otrzymaliśmy Twoją prośbę i odpowiemy Ci tak szybko, jak to możliwe. W [godziny_pracy] zwykle odpowiadamy w ciągu kilku godzin, wieczory i weekendy mogą zająć nam trochę więcej czasu.
Podczas czekania zapraszamy Cię do zapoznania się z naszymi Często Zadawanymi Pytaniami lub przeglądania naszej Bazy Wiedzy, gdzie możesz znaleźć wiele wskazówek dotyczących [PRODUKTU].
Lub, jeśli Twoja prośba jest pilna, możesz zadzwonić do nas pod numer [numer] lub rozpocząć czat na żywo z naszym zespołem wsparcia. Czekamy na możliwość przywrócenia Cię do pracy!
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila sprawdzającego status klienta
Cześć [IMIĘ],
Mam nadzieję, że się masz dobrze i cieszysz się naszym produktem. Chciałem tylko sprawdzić, czy masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy. Ostatnio dodaliśmy wiele nowych funkcji i wiem, że może być trudno śledzić wszystkie nasze wydania.
Jako przypomnienie, oto [link] do naszej Bazy Wiedzy, gdzie możesz znaleźć aktualne informacje o naszym produkcie i firmie w każdej chwili.
Nie wahaj się do mnie odezwać w razie jakichkolwiek pytań, chętnie Ci pomogę.
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila z podziękowaniem
Drogi [IMIĘ],
Dziękujemy Ci bardzo za Twoją pozytywną opinię i pozostawienie recenzji na [strona], uśmiechnęliśmy się szeroko! 😊
Nasz zespół stale stara się ulepszać nasz [produkt/usługę] i zawsze miło jest słyszeć miłe słowa od naszych klientów. Lubimy, że Ty nas lubisz, i miło nam wiedzieć, że nasz [produkt/usługa] pomógł Ci osiągnąć Twoje cele biznesowe.
Dziękujemy jeszcze raz za bycie fantastycznym klientem!
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila odpowiedzi na niezadowolonego klienta
Drogi [IMIĘ],
Bardzo mi przykro słyszeć, że miałeś takie złe doświadczenie, że nie chcesz już z nami pracować. Zadowolenie naszych klientów zawsze było dla nas priorytetem numer jeden i przykro mi, że nie mogliśmy spełnić Twoich wymagań.
Chociaż bardzo żal nam Cię widzieć odchodzącego, całkowicie rozumiem, jak zdenerwowany musisz się czuć i w pełni szanuję Twoją decyzję. Jeszcze raz przepraszam za wszelkie kłopoty, które mogliśmy Ci sprawić.
Daj mi znać, jeśli masz jakieś dalsze pytania, komentarze lub opinię. A jeśli zmienisz zdanie, będę tutaj, aby pomóc Ci w każdy możliwy sposób.
Powodzenia! [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila odpowiedzi na zadowolonego klienta
Cześć [IMIĘ],
Bardzo się cieszymy, że jesteś zadowolony z [PRODUKTU/USŁUGI]. W [FIRMA] zawsze staramy się zapewnić najlepsze doświadczenie klienta i cieszy nas, że nam się to udało.
Bylibyśmy wdzięczni, gdybyś zostawił recenzję na naszej stronie na Facebooku, ponieważ Twoje spostrzeżenia mogą pomóc naszym potencjalnym klientom dowiedzieć się więcej o nas.
Dziękujemy jeszcze raz i daj nam znać, jeśli w przyszłości będziemy mogli coś dla Ciebie zrobić!
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila odpowiedzi na skargę klienta
[IMIĘ],
Bardzo mi przykro słyszeć, że czekałeś w naszym dziale obsługi klienta przez prawie 30 minut. Całkowicie rozumiem, jak frustrujące to musiało być dla Ciebie. To nigdy nie powinno się było stać, ponieważ cenimy czas naszych klientów. Przekazałem tę wiadomość odpowiedniemu pracownikowi serwisu.
Nasz zespół wsparcia technicznego priorytetowo traktuje problem, z którym się borykasz w naszym oprogramowaniu, i pracuje teraz nad jego rozwiązaniem. Natychmiast Cię powiadomię, gdy tylko będzie naprawione.
Dziękuję za zwrócenie nam uwagi na Twoje negatywne doświadczenie. Staramy się zapewnić zadowolenie klienta w każdej interakcji i przepraszam za niedogodności, które Ci sprawiliśmy.
Tymczasem daj mi znać, jeśli mogę coś jeszcze dla Ciebie zrobić.
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila opóźnionej odpowiedzi
Cześć [IMIĘ],
Dziękujemy za kontakt z [FIRMA]! Twoja prośba została otrzymana w dniu [data] z numerem referencyjnym: [numer]. Przepraszamy, że jeszcze do Ciebie nie wróciliśmy. Obecnie doświadczamy dużego wolumenu żądań wsparcia i dziękujemy za Twoją cierpliwość, gdy pracujemy nad zapewnieniem najwyższego poziomu wsparcia każdemu klientowi. Bądź pewny, że jeden z naszych agentów skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila następnego kroku
Cześć [IMIĘ],
Mam nadzieję, że się masz świetnie. Chciałem sprawdzić, jak się masz w związku z problemem, który miałeś kilka dni temu z [opisem problemu]. Czy został on pomyślnie rozwiązany?
Jeśli możemy coś zrobić, aby poprawić Twoje doświadczenie, daj nam znać, odpowiadając na tę wiadomość. Chętnie Ci pomogę w każdym przypadku i czekam na wiadomość od Ciebie.
Miłego dnia, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila przypomnienia o odnowieniu
Cześć [IMIĘ],
Chcemy Ci podziękować za korzystanie z naszego produktu przez ostatni rok i mamy nadzieję, że coś dla Ciebie zmieniliśmy.
Zauważyłem, że Twoja roczna subskrypcja wygasa za dwa tygodnie, więc chciałem sprawdzić, jakie są Twoje następne kroki. Czy jesteś zainteresowany odnowieniem subskrypcji? Jeśli rozważasz swoje opcje, chętnie porozmawiam z Tobą, aby pomóc Ci podjąć decyzję.
Czekam na wiadomość od Ciebie.
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
Szablon e-maila zwrotu
Cześć [IMIĘ],
Przetwarzamy Twoją zwrot, a kredyt powinien pojawić się na Twoim koncie w ciągu 1-3 dni roboczych, w zależności od Twojego banku.
Przykro mi słyszeć, że nie jesteś zadowolony z naszego produktu, ale całkowicie rozumiem, że nie jest on dla każdego. Ponieważ każda opinia jest dla nas ważna, czy mógłbyś podać mi trochę więcej szczegółów na temat tego, co dokładnie Ci się nie podobało?
Tymczasem dziękujemy za Twój czas i za spróbowanie nas. Mamy nadzieję na ponowny kontakt z Tobą w niedalekiej przyszłości.
Pozdrawiamy, [TWÓJ PODPIS]
