Ulepszaj swoją komunikację e-mailową dzięki tym poradom: bądź jasny, zwięzły i uprzejmy; używaj jasnego wiersza tematu; sprawdzaj pisownię i gramatykę; pamiętaj, że e-maile nie są prywatne; podaj swój główny punkt na początku; używaj klawisza odpowiedzi; bądź przyjazny dla środowiska; unikaj krzyków; i dołącz swoją podpis.
Komunikacja e-mailowa rozpoczęła się w 1971 roku, gdy Ray Tomlinson wysłał pierwszy e-mail do siebie. Chociaż ta technologia ma już ponad 50 lat, codziennie wysyłane są miliardy e-maili. Czasami dziennie czytamy i wysyłamy więcej e-maili niż spotykamy prawdziwych ludzi. Niemniej jednak, w komunikacji e-mailowej popełniamy te same błędy, których powinniśmy unikać dla naszego dobra. Jak więc ulepszyć nasze e-maile?
Poniżej znajduje się 10 porad do efektywnej komunikacji e-mailowej:
Większość ludzi ma zbyt mało czasu w ciągu dnia, aby czytać i odpowiadać na e-maile. Treść e-maila powinna być informacyjna i bezpośrednia. Nawet jeśli używasz innych alternatyw dla e-maila, Twój odbiorca doceni krótkie i jasne wiadomości. Rozważ użycie punktów listy lub napisanie osobnego e-maila dla każdego tematu, który musisz omówić z kimś.
Pamiętaj: Długie e-maile wysysają życie z ludzi.
Chyba że jesteś w dobrych stosunkach z kimś, unikaj nieformalnego języka, żargonu, slangu i nieodpowiednich skrótów. Pomyśl o tym, jak Twój e-mail “czuje się” emocjonalnie. Jeśli Twoje emocje mogą być źle zrozumiane, znajdź inny sposób, aby sformułować swoje słowa. Bądź przyjazny, szacunkowy i wdzięczny.
Chcesz wiedzieć, kiedy używać zwyczajnego, formalnego, poważnego lub przyjaznego tonu?
Na podstawie wiersza tematu ludzie decydują, czy otworzyć e-mail, czy nie. Wiele osób otrzymuje ogromną ilość e-maili, ważne jest opisanie tego, co czytnik znajdzie w środku. Skrzynka odbiorcza Twojego odbiorcy robi pierwsze czyszczenie dla nich. A wiadomości bez wiersza tematu są uważane za złe e-maile i dlatego są przekierowywane do spamu.
To łatwy sposób, aby pokazać, że Ci zależy. Spróbuj przeczytać swoją wiadomość na głos, aby pomóc Ci złapać błędy gramatyczne lub niezręczne sformułowania, które w innym przypadku mogłbyś przegapić.
Twoja wiadomość mogła być przekazana innym osobom bez Twojej wiedzy. Jeśli Twoje informacje są wysoce poufne, upewnij się, że trafiają do właściwej osoby.
Jeśli odpowiadasz na pytanie w e-mailu kogoś, umieść odpowiedź blisko początku. Większość ludzi nie lubi czytać długich akapitów, aby uzyskać główny punkt na końcu wiadomości.
Dołącz poprzednią wiadomość, gdy odpowiadasz na e-mail. Nie rozpoczynaj nowego e-maila. Ta praktyka oszczędza Twój czas i czas Twojego odbiorcy.
Unikaj drukowania e-maili, gdy tylko jest to możliwe. Będziesz w stanie lepiej zorganizować swoją komunikację i ponadto zaoszczędzić drzewa.
Nie używaj wielkich liter, to oznacza krzyczeć. Ponadto TRUDNIEJ CZYTAĆ wpisane litery, które są wszystkie tego samego rozmiaru, więc daj czytelnikom przerwę.
Nie ukrywaj się za e-mailem i dołącz swoje imię. Zamknij swoją wiadomość słowami “Z poważaniem”, “, “Pozdrawiam”, " lub “Wszystkiego najlepszego”, " w zależności od sytuacji. Nie zapomnij napisać nazwy firmy pod swoim imieniem lub udostępnić swoją cyfrową wizytówkę.
Zdaj sobie sprawę, że po wysłaniu wiadomości niemożliwe jest jej wycofanie. Wysyłając złą wiadomość do kogoś, możesz uszkodzić i zniszczyć swoją biznes lub karierę. Zawsze dokładnie sprawdzaj swoją wiadomość i wiersz odbiorcy przed wysłaniem jakiegokolwiek e-maila. Dobrym pomysłem jest również utworzenie nowego konta e-mailowego dedykowanego do outreach’u i komunikacji z klientami.
Udostępnij ten artykuł
Daniel nadzoruje marketing i komunikację w LiveAgent jako członek wewnętrznego kręgu produktowego oraz najwyższego kierownictwa firmy. Wcześniej zajmował różne stanowiska menedżerskie w obszarze marketingu i komunikacji z klientem. Jest uznawany za jednego z ekspertów w dziedzinie AI oraz jej integracji w środowisku obsługi klienta.
E-mail jest jednym z najczęstszych kanałów komunikacji biznesowej. Efektywna komunikacja e-mailowa pomaga budować profesjonalne relacje, zapewnia jasne zrozumienie wiadomości i poprawia zadowolenie i retencję klientów.
Jasny i zwięzły e-mail powinien mieć określony cel, używać prostego języka, unikać niepotrzebnych szczegółów i szybko przejść do głównego punktu. Używaj krótkich akapitów i punktów listy, gdy jest to odpowiednie, aby poprawić czytelność.
Wiersz tematu jest kluczowy, ponieważ określa, czy odbiorcy otworzą Twój e-mail. Jasny, opisowy wiersz tematu pomaga odbiorcom zrozumieć cel e-maila i zwiększa prawdopodobieństwo przeczytania wiadomości i nieoznaczenia jej jako spam.
Zawsze dokładnie sprawdzaj swoją wiadomość pod kątem błędów pisowni i gramatyki, zweryfikuj, czy adres e-mail odbiorcy jest prawidłowy, przejrzyj ton, aby upewnić się, że odpowiada Twojemu zamiarowi, i przeczytaj e-mail na głos, aby złapać niezręczne sformułowania lub błędy.
Używaj profesjonalnego podpisu e-mailowego ze swoim imieniem i danymi kontaktowymi, utrzymuj szacunkowy i uprzejmy ton, unikaj nieformalnego języka i slangu, używaj prawidłowej gramatyki i pisowni, i utrzymuj swoje e-maile zorganizowane z jasnym formatowaniem.
Rozwijaj swoje umiejętności nawiązywania kontaktów dzięki szablonom e-maili LiveAgent i poradom. Dowiedz się, jak tworzyć atrakcyjne wiersze tematyczne i wiadom...
Zwiększ skuteczność marketingu e-mailowego w e-commerce dzięki konfigurowalnym szablonom od LiveAgent. Poznaj strategie i najlepsze praktyki, które pomogą przyc...
Odkryj 10 konfigurowalnych szablonów e-maili marketingowych, które zwiększą pozyskiwanie i utrzymanie klientów. Zaoszczędź czas i zwiększ zwrot z inwestycji dzi...
Dołącz do naszej społeczności zadowolonych klientów i zapewnij doskonałą obsługę klienta z LiveAgent.
