Dlaczego warto integrować oprogramowanie?

Obecnie posiadanie i korzystanie przynajmniej z jednego oprogramowania w firmie to norma, prawda? Jeszcze kilka lat temu nie było to takie oczywiste; dziś jest to obowiązek. Wcześniej firmy, które miały zaawansowane oprogramowanie, traktowały to jako przewagę konkurencyjną; dziś nie jest to już przewaga, a konieczność. Co więcej, integracja oprogramowania to konieczność dzisiejszych czasów.

Warto wspomnieć, że 17% handlowców wskazuje brak integracji z innymi narzędziami jako największe wyzwanie w swojej pracy. Statystyka ta podkreśla kluczowe znaczenie integracji oprogramowania we współczesnych operacjach biznesowych.

Oprogramowanie i sprzęt

Kiedyś konieczne było posiadanie własnych serwerów, na których przechowywało się systemy, informacje i dane. W ten sposób miałeś “pewność”, że wszystko znajduje się pod twoją kontrolą, w miejscu, które należy do ciebie.

To była najczęstsza praktyka. Dostępne były znane programy instalowane wyłącznie na komputerach PC. Nawet dziś wiele firm (niezależnie od wielkości) nadal korzysta z programów instalowanych lokalnie, z powodu polityki bezpieczeństwa wewnętrznego lub po prostu dlatego, że zmiana tego typu systemów w dużych i biurokratycznych strukturach jest dość skomplikowana i czasochłonna.

Korzystanie z oprogramowania lokalnego wymaga SPRZĘTU. A sprzęt (niezależnie od oprogramowania) również jest inwestycją. Musisz pamiętać, że sprzęt, którego używasz dziś, stanie się przestarzały i będziesz musiał go zaktualizować.

Nowa era

Dziś, dzięki popularnym platformom komunikacji w chmurze lub rozwiązaniom software as a service (SaaS), nigdy więcej nie będziesz musiał martwić się o aktualizowanie sprzętowych szaf serwerowych czy drogie serwery, a tym bardziej o bezpieczeństwo.

Jak to możliwe? W dużym uproszczeniu, niektóre firmy oferują usługę działania jako twój serwer, ale w chmurze (przez Internet). Zamiast więc martwić się o sprzęt, przekazujesz im za to odpowiedzialność; podobnie jak za bezpieczeństwo, korzystając z BARDZO renomowanych certyfikatów. W większości przypadków są to firmy takie jak Google Cloud czy Amazon Web Services.

Czym w ogóle jest integracja oprogramowania?

W momencie, gdy zdecydujesz się przenieść swoje operacje do środowiska opartego na chmurze, masz do wyboru wiele systemów. Otwiera to przed tobą wiele nowych możliwości. Jedną z nich jest integracja oprogramowania.

Pozwala ona połączyć narzędzia i systemy, z których normalnie korzystałbyś osobno, w jednej platformie. Dzięki ich połączeniu umożliwiasz różnym rozwiązaniom i aplikacjom wymianę danych i komunikację. Wszystkie dane są gromadzone w jednym miejscu; twój zespół nie musi logować się do różnych systemów, by wykonać tę samą pracę lub znaleźć potrzebne informacje.

Wiele manualnych lub żmudnych zadań zostaje zautomatyzowanych, a procesy biznesowe zjednolicone. Możesz w pełni wykorzystać potencjał swojego oprogramowania i skorzystać z synergii, łącząc ich najlepsze funkcjonalności.

Jak systemy się komunikują?

Jak więc te systemy mogą się ze sobą komunikować? To główne wyzwanie przy posiadaniu kilku programów. W tym miejscu pojawia się prawdziwe zastosowanie API (Application Programming Interfaces).

API to zestawy procedur i funkcji, które pozwalają różnym systemom i aplikacjom uzyskiwać dostęp do danych lub funkcji innego oprogramowania lub rozwiązania. API to programowalne połączenie pomiędzy wieloma narzędziami, które określa, jakie dane mogą być przesyłane od jednego podmiotu do drugiego. Dzięki temu i technologii możesz zautomatyzować wiele procesów realizowanych w twojej organizacji przy użyciu różnych rozwiązań.

Przykłady:

• Gdy potencjalny klient staje się klientem (dzieje się to w CRM), chcesz, by system uruchomił akcję w ERP, przygotował fakturę elektroniczną i wysłał ją na e-mail nowego klienta.
• Za każdym razem, gdy dodajesz nowy produkt do ERP i stan magazynowy jest większy niż 0, chcesz, by system dodał go na eBay i Amazon w tej samej cenie, a każda zmiana ceny następowała automatycznie.
• Po wykonaniu zadania system zarządzania projektami powinien poinformować kolejną odpowiedzialną osobę, że musi rozpocząć kolejne zadanie. Na końcu tego procesu system powinien wysłać ci automatyczny e-mail z PDF-em podsumowania wykonanych prac i czasu poświęconego przez każdą osobę.

A takich przykładów są tysiące.

Jakie rodzaje oprogramowania lub systemów można integrować?

Jak wspomniano wyżej, firmy stopniowo zdają sobie sprawę, że potrzebują programów opartych na chmurze. Najczęściej potrzebują jednak kilku typów oprogramowania, z których każde służy innemu głównemu celowi. Oprogramowanie, które robi wszystko, czego potrzebujesz, prawdopodobnie nie istnieje. A jeśli istnieje, to nie jest dobre.

Jeśli prowadzisz małą firmę, możesz znaleźć oprogramowanie oferujące wszystkie niezbędne funkcje. Chodzi jednak o to, że globalne oprogramowanie pokrywające wszystko, czego potrzebuje większość firm, nie istnieje. Musisz integrować je z innymi narzędziami, aby rozszerzyć funkcje i możliwości.

To główne typy systemów używanych w firmach każdej wielkości:

ERP (Enterprise Resource Planning)

To główny gracz w każdej organizacji, która z niego korzysta. Firmy używają ERP do przechowywania danych z wielu działań biznesowych, gdzie zarządza się także kosztami, wydatkami, płatnościami, należnościami, zarządzaniem wydatkami, a także produkcją, logistyką itd.

Oprogramowanie Help Desk

Oprogramowanie Help Desk umożliwia udzielanie klientom wsparcia przez różne kanały. Powinno obejmować komunikację e-mailową, call center, czat na żywo i możliwość obsługi interakcji w mediach społecznościowych. Wszystko pod jednym dachem i dostępne w jednej wspólnej skrzynce odbiorczej.

CRM (Customer Relationship Management)

To oprogramowanie, które pozwala budować relacje z potencjalnymi klientami zanim nimi zostaną oraz już jako klienci. Może być też używane przez handlowców do zarządzania procesem sprzedaży. (Przykład: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Oprogramowanie stworzone do automatyzacji procesów i przepływów pracy wewnątrz firmy. BPM często wykorzystywany jest przez średnie i duże przedsiębiorstwa. Systemy te skupiają się na długoterminowej analizie i usprawnianiu oraz pozwalają użytkownikom kontrolować przejrzystość procesów i zwiększać produktywność. (Przykład: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

CMS to system pozwalający tworzyć i zarządzać treścią strony internetowej, bloga czy stron docelowych.

HRS (Human Resources System)

System stworzony głównie do zarządzania procesami HR w organizacji, dokumentowania ustaleń z pracownikami, organizowania urlopów i wielu innych. Może to być także inne oprogramowanie HR, takie jak Toggl czy Sparkbay.

To tylko kilka przykładów typów oprogramowania wykorzystywanego przez firmy. Zostały wymienione, aby pokazać, jak wiele różnych rozwiązań jest dostępnych i jak różne cele realizują. Każdy z tych systemów może być sam w sobie bardzo rozbudowany, a i tak wymagać dodatków czy rozszerzeń.

Jakie korzyści daje integracja oprogramowania

1. Dostępność i synchronizacja danych

Wszystkie dane zintegrowanych systemów są automatycznie zapisywane w wybranej platformie, tworząc spójną i czytelną bazę danych. Dzieje się to w czasie rzeczywistym. Wszystkie potrzebne informacje masz pod ręką.

2. Redukcja kosztów i oszczędność czasu

Czy mierzysz, ile czasu twoi pracownicy spędzają na ręcznych zadaniach, takich jak robienie notatek po rozmowie, wypełnianie formularzy w CRM, kopiowanie ustaleń z maili do BPM? Ile czasu potrzebują, by znaleźć potrzebne dane?

Wdrażając odpowiednie integracje, twoi agenci obsługi lub handlowcy będą mogli skupić się na ważniejszych zadaniach generujących przychód (domykanie sprzedaży, cross-selling). Ich praca będzie efektywniejsza.

Dane pokazują, że pracownicy spędzają 19% swojego czasu na poszukiwaniu zasobów, dokumentów i informacji potrzebnych do pracy.

3. Współpraca między działami firmy

Integracje ułatwiają widoczność działań i współpracę między różnymi działami i zespołami w firmie. Każdy jest lepiej poinformowany, ponieważ dane są dostępne dla wszystkich.

4. Analiza historyczna z jednego miejsca

Dane gromadzone na różnych zintegrowanych platformach mogą być analizowane z jednego miejsca.

5. Definiowanie i realizacja nowych KPI

Dzięki dostępowi do większej ilości danych i informacji możesz wyznaczać nowe cele w oparciu o nowe wskaźniki istotne dla firmy.

6. Decyzje oparte na zachowaniach użytkowników

Integracja między platformami pozwala skupić się na użytkownikach i ich zachowaniach — wszystkie dane o klientach i potencjalnych klientach są w jednym miejscu. Możesz zapewnić odpowiednie wsparcie odpowiednim osobom, we właściwym czasie, personalizować komunikację czy kampanie. Nie ma lepszego sposobu na zaoferowanie omnichannelowej obsługi klienta.

7. Określenie rentowności kampanii prowadzonych w różnych mediach

Ponieważ kalkulacja rentowności realizowanych kampanii jest zintegrowana, łatwiej odrzucić to, co nie działa i zoptymalizować to, co użyteczne — szybko i efektywnie.

8. Mniej błędów

Praca ręczna sprzyja błędom; wiele pomyłek pojawia się przy przenoszeniu danych między różnymi platformami. Integracja oprogramowania ogranicza ilość rozproszonych i zdublowanych danych. Ułatwia bezpieczne podejmowanie decyzji na podstawie danych.

Połącz LiveAgent ze swoimi ulubionymi narzędziami i rozwiązaniami

LiveAgent oferuje integracje z ponad 30 narzędziami i typami oprogramowania, abyś mógł zapewnić swoim klientom wyjątkową obsługę. Zintegruj LiveAgent z CRM, CMS, ulubionymi platformami e-commerce, narzędziami do e-mail marketingu, rozliczeń czy zarządzania projektami.