Key takeaways
Pros
- Świetne funkcje
- Łatwa nawigacja
- Pozwala na użycie kreatywności w wiadomościach e-mail
Cons
- Jeśli nie zamierzasz korzystać z innych aplikacji pakietu, możesz przepłacić
- Microsoft często próbuje skłonić użytkowników do podniesienia standardu planu
Pierwsze kroki z oprogramowaniem do zarządzania pocztą e-mail Microsoft365
Microsoft 365 to pakiet oprogramowania pełen aplikacji zwiększających produktywność. Jedną z nich jest aplikacja do zarządzania pocztą e-mail. Obejmuje zarówno słynną aplikację Microsoft Outlook, jak i Microsoft Exchange (pełna nazwa tej drugiej to Microsoft Exchange Server), oferując dedykowane rozwiązanie poczty e-mail dla firm i szkół, które muszą obsługiwać większą liczbę kont e-mail. Jeśli chodzi o zarządzanie pocztą e-mail, podstawowe funkcje Outlooka i Exchange są w większości takie same.
Korzystanie z oprogramowania do zarządzania pocztą e-mail można rozpocząć na wiele sposobów. Po pierwsze, możesz zdecydować się na bezpłatną wersję próbną całej platformy Microsoft 365 lub od razu kupić plan. Po drugie, możesz zdecydować się na darmowe konto Outlook lub zakupić tylko plan Microsoft Exchange Server. Tylko od ciebie zależy, która opcja jest najlepszym wyborem dla twojego przypadku.
Proces rejestracji jest łatwy dla każdego z nich, a dodatkowo możesz szybko zacząć korzystać z aplikacji Outlook na PC. Aplikacja jest automatycznie instalowana na wszystkich komputerach z systemem Windows, a konta można utworzyć bezpośrednio w aplikacji zamiast za pośrednictwem aplikacji internetowej.
Na potrzeby tej recenzji zdecydowałem się skorzystać z aplikacji internetowej. Po uzyskaniu dostępu do konta przeniesiesz się do skrzynki odbiorczej. Projekt jest dość prosty i elegancki i nie mam do niego żadnych zastrzeżeń. Nawigacja jest równie łatwa, jak w innych aplikacjach do obsługi poczty e-mail – Microsoft 365 i Outlook radzą sobie dobrze pod tym względem.
Wbrew powszechnemu przekonaniu możesz dodać więcej kont e-mail do osobistej skrzynki odbiorczej Outlooka, nawet jeśli korzystasz z podstawowej, bezpłatnej wersji programu. Ta opcja jest dostępna w ustawieniach Sync email (Synchronizacja poczty e-mail), gdzie można dodać dodatkowe „aliasy” dla swojego konta. Jeśli zdecydujesz się z niej skorzystać, możliwe będzie zarządzanie wieloma kontami e-mail z Outlooka. Opcja ta nie jest ograniczona tylko do kont e-mail Microsoft; możesz również dodawać konta e-mail od innych dostawców.
Dodawanie skrzynek pocztowych do konta Microsoft Exchange jest nieco inne, ale Microsoft oferuje mnóstwo przewodników online, jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy podczas tego procesu. Myślę jednak, że implementacja jest dość łatwa, niezależnie od tego, z którego rozwiązania zdecydujesz się skorzystać. Zanim zaczniemy część testową, przyjrzyjmy się temu, jakiego rodzaju funkcji można oczekiwać od Microsoft 365.
Funkcje zarządzania pocztą e-mail Microsoft365
Microsoft 365 jest bardzo rozbudowanym rozwiązaniem z wieloma aplikacjami, więc przyjrzymy się tylko funkcjom zarządzania pocztą e-mail w aplikacji Outlook. Wszystkie aplikacje są połączone z jednym kontem Microsoft, więc niektóre funkcje przekładają się również na korzystanie z poczty e-mail. Usługa Microsoft 365 umożliwia utworzenie niestandardowego adresu e-mail, dzięki czemu nie musisz korzystać z domen Outlook lub Hotmail. Możesz dodać nazwę swojej firmy lub dostosować adres w dowolny sposób.
Wszyscy subskrybenci Microsoft 365 otrzymują zaawansowane zabezpieczenia poczty e-mail przed phishingiem i złośliwym oprogramowaniem, a także szyfrowanie wiadomości e-mail w celu zapewnienia bezpieczeństwa poufnych informacji. Kolejną funkcją jest interfejs wolny od reklam. Nawet blokery reklam nie mogą przebić tej „funkcji”, ponieważ Microsoft Outlook rozpoznaje większość blokerów reklam, lub wszystkie, i zmniejsza rozmiar pamięci dla użytkowników, którzy z nich korzystają. Otrzymujesz też dodatkowe 50 GB przestrzeni dyskowej na wiadomości e-mail i załączniki. Poza tym Outlook obsługuje część funkcji pakietu Microsoft Office i dostosowuje je do funkcji poczty e-mail. Możesz pisać bardziej zaawansowane maile dzięki różnym opcjom formatowania tekstu lub uzyskać dostęp do innych aplikacji Microsoft bezpośrednio z konta e-mail.
Praca z oprogramowaniem do zarządzania pocztą e-mail Microsoft365
Aby przetestować funkcje zarządzania pocztą e-mail w Microsoft 365 i ich działanie w Outlooku, wysłałem do siebie kilka wiadomości e-mail. Zanim do nich przejdziemy, warto wspomnieć o przewodniku dla początkujących w aplikacji internetowej Outlook. Po wejściu do skrzynki odbiorczej po raz pierwszy aplikacja zaprasza do wypróbowania kilku podstawowych opcji, aby pomóc w zapoznaniu się z interfejsem. Jestem już zaznajomiony z Outlookiem, więc zdecydowałem się pominąć przewodnik, ale rzuciłem na niego okiem i zalecam wykonanie przynajmniej pierwszych czterech kroków, jeśli jesteś nowym użytkownikiem.
Aplikacja Outlook z Microsoft 365 jest dedykowaną aplikacją klienta poczty e-mail, więc można oczekiwać dedykowanej skrzynki odbiorczej, która automatycznie obsługuje i sortuje komunikację. Wszystkie wiadomości e-mail od niewiarygodnych nadawców trafiają do folderu SPAM-u, do którego łatwo można uzyskać dostęp z lewego panelu menu. Miło jest widzieć, że Outlook umieścił ten folder bezpośrednio pod główną skrzynką odbiorczą, ponieważ nie tak rzadko się zdarza, że wiadomości e-mail od zaufanych nadawców mogą trafić do niewłaściwego folderu, niezależnie od używanej usługi poczty e-mail.
Wybór innych kategorii wiadomości e-mail jest również całkiem niezły; oferuje pełny przegląd każdego typu wiadomości e-mail, które zostały wysłane lub odebrane. Możesz także tworzyć własne foldery i kategoryzować wiadomości e-mail w dowolny sposób. Wiadomości e-mail można sortować za pomocą górnego paska narzędzi, który oferuje bardzo rozbudowany zestaw narzędzi do kategoryzowania i dostosowywania skrzynki odbiorczej. Można na przykład przypinać wiadomości e-mail do góry, oznaczać je jako wiadomości SPAM, odkładać komunikację na później lub przenieść wiadomości do określonego folderu.
Kategoryzowanie wiadomości e-mail jest dość łatwe, podobnie jak pisanie nowych e-maili lub odpowiadanie na otrzymane. Outlook oferuje poręczny edytor wiadomości e-mail z wieloma opcjami edycji i formatowania. Opcje edycji pod wieloma względami przypominają pracę z programem Microsoft Word. Możesz naprawdę ustrukturyzować swój tekst, wyróżnić ważne szczegóły, używać punktorów, dodawać tabele, dołączać obrazy, korzystać z opcji ułatwień dostępu i wiele więcej. Wystarczy spojrzeć na poniższy zrzut ekranu, aby zobaczyć, co mam na myśli; jest po prostu świetny.
Podsumowując, moje doświadczenia z platformą Microsoft 365 i obsługą poczty e-mail w programie Outlook były całkowicie pozytywne. Wszystko działało zgodnie z oczekiwaniami i nie napotkałem żadnych trudności. Klient poczty e-mail oferuje łatwą integrację z różnymi adresami e-mail, a także intuicyjny interfejs oferujący prostą nawigację. Poczta Microsoft 365 oferuje również wiele opcji dostosowywania. Możesz zmienić nie tylko schemat kolorów, ale także strukturę folderów i kategoryzować komunikację e-mail w dowolny sposób. Mówiąc krótko, jest to świetne oprogramowanie.
Funkcje zarządzania pocztą e-mail w pakiecie Microsoft 365 – ceny
Microsoft 365 to rozbudowane rozwiązanie z wieloma planami cenowymi. Istnieje różnica między licencjami Family i Microsoft Business. Ta recenzja skierowana jest głównie do firm, dlatego przyjrzymy się tylko licencjom biznesowym, aby dać ci szczegółowy przegląd funkcji i cen dla każdego planu. Możesz także najpierw wypróbować plany za darmo i uzyskać miesięczny okres próbny, jeśli podasz dane karty kredytowej. Nawet najtańszy plan oferuje Outlooka, ale warto zainwestować w droższy, jeśli potrzebujesz aplikacji Outlook na komputer. Przyjrzyjmy się innym różnicom.
Microsoft 365 Business Basic
Ten plan kosztuje 6$ miesięcznie za użytkownika z roczną subskrypcją. To najtańszy plan, który zapewnia dostęp do internetowych i mobilnych wersji aplikacji Microsoft 365. Możesz tworzyć czaty, połączenia i spotykać się z maksymalnie 300 uczestnikami. Ponadto plan oferuje 1 TB przestrzeni dyskowej w chmurze na użytkownika, pocztę e-mail klasy biznesowej, standardowe zabezpieczenia oraz wsparcie telefoniczne i internetowe w dowolnym momencie. Aplikacje obejmują Worda, Excela, PowerPointa, Teams, Outlooka, OneDrive, SharePoint i Exchange.
Microsoft 365 Business Standard
Ten plan kosztuje 12,50$ miesięcznie za użytkownika z roczną subskrypcją. Oferuje wszystko z poprzedniego planu, a także funkcje premium i aplikacje na komputer, łatwą organizację webinarów, rejestrację uczestników i funkcje raportowania oraz narzędzia do zarządzania spotkaniami z klientami. Aplikacje w tym planie otrzymują dwa dodatki – Access i Publisher tylko dla komputerów PC.
Microsoft 365 Business Premium
Ten plan kosztuje 22$ miesięcznie za użytkownika przy rozliczeniu rocznym. Oferuje wszystko to, co poprzednie dwa plany, z dodatkowymi zaawansowanymi zabezpieczeniami, kontrolą dostępu i danych oraz ochroną przed cyberzagrożeniami. Dodaje również dwie nowe aplikacje: Intune i Azure Information Protection.
Microsoft 365 Apps for Business
Ten plan można uznać za alternatywę, z głównym naciskiem na wybór aplikacji. Kosztuje 8,25$ miesięcznie za użytkownika przy rozliczeniu rocznym. Oferuje stacjonarne wersje aplikacji Microsoft 365 ze wszystkimi funkcjami premium. Otrzymujesz 1 TB przestrzeni dyskowej w chmurze na użytkownika, standardowe zabezpieczenia oraz wsparcie telefoniczne i internetowe w dowolnym momencie. Ten plan oferuje niestandardowy wybór aplikacji, obejmujący programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access i Publisher.
Wniosek
Istnieje tylko kilka rozwiązań, które mogą konkurować z Microsoft 365. Nawet jeśli dostępnych jest kilka darmowych oprogramowań, nie oferują możliwości, jakie można uzyskać dzięki tym aplikacjom. Dobrą wiadomością jest to, że Microsoft 365 może być również dość przystępny cenowo i może pozwolić ci zaoszczędzić sporo pieniędzy, jeśli twoim głównym celem jest zarządzanie pocztą e-mail. Możesz nawet rozpocząć korzystanie z usługi za darmo dzięki bezpłatnemu kontu e-mail w programie Outlook, a następnie podnieść standard planu. Oferuje dobre funkcje organizacyjne i niezawodne funkcje poczty e-mail, które z pewnością cię nie zawiodą.