Zautomatyzowane systemy połączeń

Firmy mogą korzystać z automatycznej usługi połączeń, aby wysłać wstępnie nagraną wiadomość głosową do tysięcy potencjalnych klientów i perspektyw w celach kwalifikacyjnych lub sprzedażowych. Mogą nawet wysłać przypomnienie o wydarzeniu lub wiadomość awaryjną do całej listy kontaktów, w tym członków zespołu.

Ponadto zautomatyzowane systemy telefoniczne pomagają firmom dostarczać odpowiednie wiadomości na sekretarkę do połączeń obsługi klienta.

Jak działa zautomatyzowany system połączeń?

Zautomatyzowany system połączeń działa zarówno jako system połączeń przychodzących, jak i zautomatyzowany system zarządzania połączeniami wychodzącymi.

Systemy połączeń przychodzących pozwalają nagrać unikalną wiadomość audio dla różnych problemów klientów, aby każdy dzwoniący mógł wybrać z opcji menu i rozwiązać konkretny problem. Mogą wybrać kierowanie połączeń do dostępnych agentów, jeśli konkretna wiadomość nie rozwiąże problemu. Ponadto niektóre systemy oferują opcję automatycznego oddzwonienia, pozwalając klientom zażądać oddzwonienia od agenta w późniejszym czasie.

Ponadto możesz używać tych automatycznych systemów wybierania połączeń do wysyłania wstępnie nagranej wiadomości do każdego w swojej liście kontaktów bez konieczności dzwonienia im przez agentów.

Oto jak działają automatyczne systemy menu telefonicznych:

• Odtwarzają nagraną wiadomość, gdy klient dzwoni na lokalny lub bezpłatny numer firmy.
• Klient może wybrać odpowiednią opcję menu, wybierając odpowiadający numer w celu rozwiązania problemu lub uzyskania wsparcia od agenta na żywo.
• Niektóre zawierają interaktywne systemy odpowiadania głosem, które pozwalają klientom wyrazić problem zamiast naciskać przycisk.
• Połączenia wychodzące działają w odwrotny sposób. Zautomatyzowany system wiadomości wykonuje połączenie i albo odtwarza nagraną wiadomość, albo łączy odbiorcy z agentem po wykryciu głosu. W przeciwnym razie używa funkcji “Automatycznie pozostaw wiadomość na sekretarce”.

Te niestandardowe systemy menu telefonicznych obsługują różne integracje stron trzecich. Na przykład możesz zintegrować swój system z oprogramowaniem CRM (Customer Relationship Management) w celu segmentacji, oceny i śledzenia potencjalnych klientów.

Jakie są funkcje zautomatyzowanych systemów połączeń?

Najbardziej godne uwagi funkcje zautomatyzowanych systemów połączeń to:

• Dostosowywalne identyfikatory rozmówcy – Po weryfikacji ważnego numeru telefonu możesz dostosować identyfikator rozmówcy, aby Twoi klienci wiedzieli, kto do nich dzwoni.
• Niestandardowe powitanie firmy – Możesz powitać każdego dzwoniącego niestandardową wiadomością.
• Masowe wysyłanie wiadomości głosowych – Te systemy wybierania bez agentów umożliwiają właścicielom firm wykonywanie jednoczesnych połączeń do całej listy kontaktów.
• Planowanie połączeń – Firmy mogą ustawić konkretną datę i godzinę dla każdego połączenia wychodzącego.
• Wykrywanie sekretarki – Jeśli połączenie odbierze automatyczna sekretarka lub usługa poczty głosowej, zautomatyzowany system połączeń ponownie odtworzy wiadomość po sygnale.
• Poczta głosowa na tekst – System może wysłać tekst, jeśli odbiorca nie ma opcji poczty głosowej.
• Zautomatyzowane usługi odpowiadania – Możesz nagrywać wiadomości do rozwiązywania typowych problemów klientów.
• Dostosowywalne reguły routingu – Możesz kierować połączenia na podstawie danych CRM lub help desk, aby cieszyć się zautomatyzowaną dystrybucją potencjalnych klientów i zapewnić bezproblemową obsługę klienta. Możesz ustawić routing oparty na umiejętnościach skupiający się na wynikach agentów lub routing czasowy związany z ich godzinami pracy.
• Analityka w czasie rzeczywistym – Aktywny pulpit nawigacyjny z funkcjami monitorowania i raportowania w czasie rzeczywistym może dać Ci wgląd w średni czas odpowiedzi, wydajność agenta i wiele więcej.
• Zaawansowane funkcje – Większość systemów oferuje zaawansowane funkcje, takie jak nagrywanie połączeń, wideokonferencje, nagrywanie i transkrypcje spotkań, automatyczne oddzwonienie, transkrypcje poczty głosowej, transfer połączeń, ankiety i sondaże.

Czego unikać przy korzystaniu ze zautomatyzowanych systemów połączeń?

Złe menu to jedna z najgorszych rzeczy, jakie może mieć zautomatyzowany system połączeń. Może zamienić każdego dzwoniącego w rozgniewanego klienta i sprawić, że będzie chciał przejść do innej usługi.

Twoje menu musi być zwięzłe i oferować opcje, które pasują do różnych sytuacji. Unikaj długich powitań, błędnych opcji i zbyt wielu wyborów, które mogą zdezorientować klientów.

Przytłumiona muzyka i niezgrabny interfejs użytkownika mogą również zepsuć doświadczenie użytkownika. Twoi dzwoniący nie powinni przeskakiwać przez obręcze, aby uzyskać niezbędne wsparcie, ani nie powinni słuchać tej samej piosenki w kółko podczas oczekiwania. Jeśli zdecydujesz się odtwarzać muzykę, pozwól dzwoniącym wybrać swoje ulubione utwory, aby poprawić ich zadowolenie.

Jakie są korzyści z używania zautomatyzowanych systemów połączeń?

Jeśli używasz zautomatyzowanego systemu połączeń, będziesz cieszyć się następującymi korzyściami:

• Efektywność czasowa – Zautomatyzowane połączenia telefoniczne do długiej listy numerów telefonów mogą zaoszczędzić cenny czas, zwiększając wydajność i produktywność agentów.
• Oszczędność kosztów – Dzięki nieograniczonym połączeniom i przystępnym cenom możesz zaoszczędzić pieniądze na połączeniach wychodzących, obsługując klientów na całym świecie. Zautomatyzowane odpowiadanie zmniejsza czas rozmowy agentów, dodatkowo obniżając koszty.
• Skrócony czas odpowiedzi – Odpowiednia wstępnie nagrana wiadomość może szybko odpowiedzieć na pytania klientów.
• Zadowolenie klienta – Każdy klient może przenieść połączenie do agenta na żywo, aby rozwiązać złożone problemy.
• Pielęgnacja potencjalnych klientów – Telefon ACD pozwala na bezproblemowe śledzenie potencjalnych klientów i zwiększenie wskaźników konwersji i sprzedaży. Możesz wygenerować szczegółowy raport dotyczący każdego połączenia i zintegrować system z aplikacjami stron trzecich, takimi jak CRM lub oprogramowanie help desk.
• Lepsza komunikacja i współpraca zespołu – Wiele systemów oferuje funkcje wiadomości zespołowych i wewnętrznych połączeń dla usprawnionej komunikacji i współpracy. Większość oferuje nieograniczoną pamięć masową dla nagrań połączeń, wiadomości i udostępnionych dokumentów.

Ile kosztują zautomatyzowane systemy połączeń?

Zautomatyzowane systemy połączeń to opłacalne rozwiązania, które nie wymagają instalacji sprzętu ani oprogramowania.

W zależności od dostawcy możesz uzyskać plan podstawowy zaczynający się od około $20 za użytkownika miesięcznie, ale może mieć ograniczone możliwości. Niektórzy dostawcy pobierają prawie $200 za użytkownika/miesiąc za plan zaawansowany. Niektórzy pobierają miesięczne opłaty za minuty, podczas gdy inni zapewniają nieograniczone minuty i wiadomości tekstowe.

Jeśli otrzymasz roczny plan cenowy, możesz uzyskać roczną zniżkę cenową. Rabat za ilość jest również możliwy dla wielu dodatkowych kont użytkowników.

LiveAgent może być najtańszą opcją. Zaczynając od $49/agent/miesiąc i oferując 180+ funkcji, jest to najbardziej opłacalny plan dostępny na rynku.

Jest to premium, kompleksowy plan, za który płacisz za to, co używasz, więc nie ma opcji planu rocznego. Nie wymaga umowy ani opłat za rejestrację i możesz uaktualnić lub anulować w dowolnym momencie oraz uzyskać bezpłatny 30-dniowy okres próbny (bez wymaganej karty kredytowej) w celu zbadania funkcji.