Zamknięty zgłoszenie
Dowiedz się, czym jest zamknięte zgłoszenie w obsłudze klienta, poznaj jego zalety, cykl życia oraz jak LiveAgent automatyzuje zamykanie dla lepszej efektywnośc...
3 min czytania
Customer support
Ticketing
+1
Co to jest zgłoszenie serwisowe?
Zgłoszenie serwisowe dosłownie oznacza żądanie pomocy, śledzone przez system zarządzania obsługą komputerową. Może być również nazywane systemem śledzenia problemów, systemem zgłoszeń serwisowych lub zgłoszeniem wsparcia.
To system komputerowy, który zarządza i rejestruje listy żądań pomocy lub problemów, zorganizowane zgodnie z potrzebami dostawcy usług. Narzędzie do zgłoszeń serwisowych jest często połączone z bazą danych zawierającą informacje o klientach, produktach i rozwiązania typowych problemów.
Po otrzymaniu nowego żądania tworzone są lub otwierane zgłoszenia, a celem jest ich zamknięcie lub naprawienie, zapewniając rozwiązanie zgłoszonego problemu.
Głównym celem narzędzia do zgłoszeń serwisowych jest usprawnienie procesu rozwiązywania zgłaszanych problemów, zapewniając, że problemy klientów są rozwiązywane w odpowiednim czasie. Korzystając z niezawodnego narzędzia, firmy mogą ulepszyć swoją obsługę klienta i dostarczać zadowalające rozwiązania problemów klientów.
Jaki jest proces zgłoszenia serwisowego?
Proces zgłoszenia serwisowego to ustrukturyzowane podejście do zarządzania i rozwiązywania problemów zgłaszanych przez klientów lub żądań usług. Zaczyna się od zgłaszania problemów przez klientów za pośrednictwem różnych kanałów. Przedstawiciel obsługi klienta tworzy zgłoszenie serwisowe, dokumentując szczegóły takie jak dane kontaktowe, opis problemu, załączniki i priorytet.
Każde zgłoszenie otrzymuje unikalny identyfikator i jest kierowane do odpowiedniego zespołu wsparcia. Przydzielona osoba przegląda i rozwiązuje problem, aktualizując status zgłoszenia w miarę postępu (np. “Otwarte”, “W trakcie”, “Oczekujące”, “Rozwiązane”). Komunikacja z klientem odbywa się w celu dostarczenia aktualizacji.
Po rozwiązaniu problemu zgłoszenie jest zamykane ze streszczeniem podjętych działań. Niektóre firmy przeprowadzają analizę po incydencie w celu wprowadzenia ulepszeń. Zasadniczo proces zgłoszenia serwisowego zapewnia ustrukturyzowane i efektywne rozwiązywanie problemów, poprawiając doświadczenie klienta.
Kluczowe kroki w procesie zgłoszenia serwisowego
- Zgłaszanie problemu - Klienci zgłaszają problemy za pośrednictwem różnych kanałów (e-mail, telefon, czat, media społecznościowe, formularz internetowy)
- Tworzenie zgłoszenia - Przedstawiciel wsparcia tworzy zgłoszenie ze wszystkimi istotnymi informacjami
- Przydzielenie - Zgłoszenie jest kierowane do odpowiedniego zespołu wsparcia lub agenta
- Badanie i rozwiązanie - Agent pracuje nad rozwiązaniem problemu
- Aktualizacje statusu - Regularna komunikacja z klientem na temat postępu
- Zamknięcie - Zgłoszenie jest zamykane po rozwiązaniu problemu
- Działania następcze - Opcjonalna analiza po incydencie w celu poprawy procesu
Korzyści z używania systemu zgłoszeń serwisowych
- Organizacja - Wszystkie problemy klientów są śledzone i zorganizowane w jednym miejscu
- Efektywność - Usprawniony przepływ pracy zmniejsza czas odpowiedzi i rozwiązania
- Odpowiedzialność - Każde zgłoszenie ma unikalny identyfikator i przydzielonego właściciela
- Dokumentacja - Pełna historia wszystkich interakcji i rozwiązań klienta
- Analityka - Śledzenie metryk takich jak czas rozwiązania, zadowolenie klienta i wydajność agenta
- Skalowalność - Obsługa rosnącej liczby żądań klientów bez utraty kontroli
- Zadowolenie klienta - Szybsze rozwiązania prowadzą do bardziej zadowolonych klientów
