Złe przykłady e-maili

Znaczenie złych przykładów e-maili

E-mail jest szybkim i efektywnym sposobem na nawiązanie kontaktu z ludźmi i stanowi ogromną część komunikacji biznesowej. Może być świetnym sposobem na budowanie relacji z potencjalnymi klientami, istniejącymi klientami, członkami zespołu, interesariuszami i potencjalnymi współpracownikami.

Jednak jeśli nie będziesz ostrożny, Twoje e-maile mogą wydawać się nieprofesjonalne, a nawet niegrzeczne.

W tym przewodniku przyjrzymy się kilku przykładom źle napisanych e-maili i omówimy, jak uniknąć popełniania tych samych błędów, a następnie musieć wymyślać wiadomości przeprosin.

E-mail jest jednym z najważniejszych narzędzi w zestawie narzędzi każdego właściciela biznesu lub pracownika, ponieważ ta metoda komunikacji może być używana do wszystkiego, od marketingu, poprzez zimne e-maile, aż po obsługę klienta. Jednak jeśli nie będzie to zrobione prawidłowo, e-mail może przynieść więcej szkody niż pożytku.

Dlatego warto mieć kilka przykładów nieprofesjonalnych praktyk e-mailowych, do których można się odwołać przed wysłaniem jakichkolwiek wiadomości do potencjalnych klientów lub kolegów.

Wiedząc czego nie robić, będziesz w stanie napisać efektywne biznesowe e-maile zamiast tych, które nawet nie zostaną otwarte, lub co gorsza, uszkodzą Twój wizerunek zawodowy.

Jak uniknąć złych tematów e-maili

Linia tematu każdego wysyłanego e-maila musi być zwięzła i istotna dla zawartości wiadomości. Dlatego zawsze podaj temat swojego e-maila w nagłówku, a nie coś niejasnego jak ‘cześć’.

Na przykład, jeśli wysyłasz e-mail do osoby, którą poznałeś na niedawnym wydarzeniu, linia tematu taka jak ‘Miło było Cię poznać na konferencji w zeszłym tygodniu’ zapewni odbiorcy pewien kontekst. Będzie dokładnie wiedzieć, o czym jest e-mail i będzie to znacznie bardziej efektywne niż po prostu ‘Hej, powinniśmy się spotkać’, które prawdopodobnie zostanie zignorowane lub pominięte w zatłoczonej skrzynce odbiorczej.

Jeszcze ważniejsze jest wyjaśnienie, o czym jest Twoja wiadomość w linii tematu, jeśli wysyłasz zimne e-maile, ponieważ odbiorca nie rozpozna Twojej nazwy nadawcy.

Gdy e-mail zostanie odpowiedziany i rozmowa się toczy, typowe jest, że linia tematu jest poprzedzona ‘RE: ‘. Jest to akceptowalna praktyka, o ile temat dyskusji się nie zmienił, w którym to przypadku najlepiej jest, aby nagłówek zmienił się, aby pozostać istotnym dla bieżącego tematu i odpowiednio utworzony został nowy wątek e-maila.

Ponadto zawsze powinieneś unikać używania wielkich liter lub nadmiernych znaków wykrzyknika w linii tematu, ponieważ może to wydawać się agresywne lub nieprofesjonalne. Co więcej, użycie takiego formatowania lub interpunkcji może wyzwolić filtry spamu i uniemożliwić dotarcie Twojej wiadomości do głównej skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Przykłady złych tematów e-maili

• PILNE!!!!
• Musimy porozmawiać
• Mogę Cię o coś zapytać?
• Szybkie pytanie
• Tylko się sprawdzam
• Cześć!
• Jak się masz?
• Re: Re: [Temat]
• Fwd: Fwd: [Temat]
• Widziałeś to???

Jak nie pisać złego e-maila

W treści e-maila ważne jest używanie uprzejmego i profesjonalnego tonu. Oznacza to nieużywanie żadnego slangu, skrótów lub żargonu, którego odbiorca może nie rozumieć, a także emotikon, które nie mają miejsca w formalnej komunikacji.

Najlepiej jest również unikać żartów, dowcipnych uwag lub sarkazmu, ponieważ nie tłumaczą się dobrze w tekście i mogą prowadzić do niezręcznych, a nawet nieprzyjemnych nieporozumień. To samo dotyczy narzekania lub plotkowania o kolegach lub życiu prywatnym, które powinno być ograniczone do osobistych e-maili.

Ponadto, utrzymuj swoje e-maile jak najkrótsze i zwięzłe. Nikt nie chce czytać długiego i rozwlekłego e-maila, więc przejdź od razu do sedna i podaj wszelkie istotne informacje lub załączniki z góry.

Nadmierna kapitalizacja w treści e-maila, jak w przypadku linii tematu, może również wydawać się agresywna i potencjalnie wyzwolić filtry spamu. Nie jest również konieczne używanie różnych kolorów i/lub czcionek, ponieważ niestandardowy tekst może nadal wyświetlać się w domyślny sposób dla odbiorcy, lub co gorsza, być nieczytelny.

Rozpoczęcie treści wiadomości słabą i nieskuteczną linią otwarcia to pewny sposób na złe pierwsze wrażenie. Niektóre z powszechnych obejmują ‘Cześć’, i ‘Mam nadzieję, że ten e-mail Cię zastanie dobrze’. Te linie są często nadużywane i oklepane.

Formatowanie e-maila w inny sposób niż list biznesowy to kolejny błąd. Obejmuje to wspomnianą wcześniej kapitalizację, kolory i czcionki, a także dodawanie filmów lub obrazów, które nie są istotne dla dyskusji.

Innym elementem złego e-maila byłoby włączenie niejasnych wezwań do działania (CTA) lub ich nadużywania. Instrukcja dla odbiorcy e-maila mówiąca mu, co zrobić dalej, taka jak ‘Proszę oddzwonić do mnie w najwcześniejszej wygodnej chwili’, może być efektywna. Jednak jeśli Twoje CTA są niejasne lub jest ich wiele, mogą być całkowicie zignorowane.

Co może być zawarte w złym e-mailu

• Slang
• Skróty
• Żargon
• Emotikony
• Żarty
• Dowcipne uwagi
• Sarkazm
• Skargi
• Plotki
• Zbyt wiele informacji
• Długie bloki tekstu
• Nadmierna kapitalizacja
• Niepotrzebne użycie kolorów i/lub czcionek
• Słaba lub nieskuteczna linia otwarcia
• Nieistotne obrazy, filmy lub inne media
• Niejasne lub nadużywane CTA
• Osobisty obraz podpisu
• Rozwlekłe zastrzeżenia lub wiadomości po podpisie

Przykłady nieprofesjonalnych e-maili i szablony

PILNE!!!!

Musimy porozmawiać

Mogę Cię o coś zapytać?

Szybkie pytanie

Tylko się sprawdzam

Cześć!

Jak się masz?

Re: Re: [Temat]

Fwd: Fwd: [Temat]

Widziałeś to???

Złe praktyki e-mailowe

• Umieszczanie zbyt wielu odbiorców w polu ‘Do:’ – użyj list e-mailowych, jeśli wysyłasz wiadomość do wielu osób naraz.
• Dodawanie kogoś w CC lub BCC bez jego wiedzy – dodaj kogoś do rozmowy tylko za jego zgodą, w przeciwnym razie może to prowadzić do nieporozumień.
• Zapomnienie dołączenia pliku, który został wymieniony w e-mailu – to typowy błąd i może być frustrujący dla osoby, do której piszesz. Będziesz również musiał wysłać kolejny e-mail z załącznikiem, potencjalnie zaśmiecając skrzynkę odbiorczą odbiorcy.
• Wysyłanie dużych załączników – jeśli wysyłasz duży plik, prześlij go do usługi przechowywania w chmurze, takiej jak Google Drive lub Dropbox, i udostępnij link.
• Odpowiadanie wszystkim, gdy nie jest to konieczne – dodaj wszystkich do rozmowy tylko wtedy, gdy Twoja odpowiedź jest istotna dla każdego z nich.
• Przekazywanie przekazanego e-maila – unikaj przekazywania e-maila tyle razy, że oryginalna wiadomość jest ledwie rozpoznawalna. Jeśli przekazujesz poprzedni e-mail, zmniejsz go do istotnych części.
• Brak powitania (takiego jak ‘Drogi) lub zamknięcia (np. ‘Pozdrawiam) – to podstawowe maniery, które nie powinny być pomijane na początku lub na końcu e-maila.
• Pominięcie nazwy ‘od’ – jeśli nie dołączysz swojego imienia w e-mailu, odbiorca może nie wiedzieć, od kogo pochodzi. Może to być szczególnie mylące, jeśli odpowiadasz na wątek e-maila, w którym widoczne są imiona innych uczestników.
• Brak sprawdzenia e-maila przed wysłaniem – zawsze poświęć kilka chwil na przeczytanie wiadomości przed wysłaniem, aby uniknąć żenujących błędów pisowni lub gramatycznych.
• Wysyłanie e-maila, gdy jesteś zdenerwowany – zawsze najlepiej czekać kilka godzin (lub jeszcze lepiej, dzień) przed wysłaniem złośliwej wiadomości, którą będziesz żałować później.
• Pisanie czegoś w e-mailu, co mogłbyś powiedzieć odbiorcy twarzą w twarz – jeśli to możliwe, często lepiej jest poruszyć sprawę w rozmowie zamiast próbować to rozwiązać przez e-mail.
• Brak użycia profesjonalnego adresu e-mail – jeśli Twój e-mail to coś w rodzaju ‘iluvkitties@gmail.com ’, czas utworzyć nowy do celów biznesowych.
• Niewystarczająca personalizacja wynikająca z niewystarczających badań – ogólne wiadomości są bardziej prawdopodobne, że zostaną zignorowane. Poświęć czas na poznanie odbiorcy i tego, co mogłoby go zainteresować, zanim zaczniesz pisać.
• Brak korzyści dla odbiorcy – każdy e-mail powinien mieć cel i ten cel powinien być jasny dla osoby, do której go wysyłasz. Upewnij się, że Twoja wiadomość to coś, co będzie dla nich przydatne lub interesujące.
• Brak podpisu – co najmniej dołącz swoje imię i dane kontaktowe, aby odbiorca wiedział, jak się z Tobą skontaktować. Możesz również dodać swoje stanowisko, firmę i inne istotne informacje, takie jak profile mediów społecznościowych.
• Wysyłanie wiadomości do złych odbiorców – chociaż szczególnie żenujące, może się to zdarzyć łatwiej niż myślisz. Zawsze dokładnie sprawdź odbiorców przed wysłaniem.

Podsumowanie

Złe biznesowe e-maile mogą Cię kosztować czas, pieniądze i klientów. Pamiętaj, aby sprawdzić swoje wiadomości, szanować czas odbiorcy i upewnić się, że Twój e-mail ma cel.

Postępując zgodnie z naszymi prostymi wskazówkami i nie powtarzając złych przykładów wymienionych powyżej, na pewno zrobisz dobre wrażenie swoją korespondencją biznesową.