Zwiększ wskaźnik odpowiedzi, wysyłając uprzejme przypomnienie e-mailowe. Dowiedz się, jak tworzyć skuteczne tematy i wiadomości dzięki wskazówkom, przykładom oraz szablonom na różne okazje, takie jak aplikacje o pracę czy spotkania. Unikaj typowych błędów i popraw skuteczność komunikacji.
Jeśli kiedykolwiek próbowałeś skontaktować się z firmą i nie otrzymałeś odpowiedzi, zapewne znasz frustrację związaną z zastanawianiem się, czy Twój komunikat w ogóle dotarł do odbiorcy. Łatwo się zniechęcić po kilku próbach, ale czy wiesz, że uprzejma wiadomość przypominająca może czasem przynieść efekt?
Dzisiaj omówimy kilka wskazówek dotyczących skutecznego pisania wiadomości przypominających po braku odpowiedzi oraz przedstawimy gotowe szablony, które możesz dostosować do swoich potrzeb.
Zawsze warto wysłać przypomnienie, jeśli skontaktowałeś się z kimś e-mailem i nie otrzymałeś odpowiedzi. Brak odpowiedzi może oznaczać brak zainteresowania, ale równie dobrze odbiorca może być po prostu zajęty lub mieć setki e-maili, przez co jeszcze nie miał okazji przeczytać Twojej wiadomości.
Przypominając się, pokazujesz, że nadal chcesz kontynuować temat poruszony w pierwszym e-mailu. Dajesz też szansę odbiorcy na poinformowanie, jeśli nie jest zainteresowany. Może się również zdarzyć, że przypomnisz odbiorcy o Twojej wiadomości i w końcu uzyskasz odpowiedź – być może był poza biurem lub zajęty innymi projektami i po prostu przeoczył Twojego e-maila.
Temat e-maila powinien być jasny i zwięzły. Na przykład: ‘Przypomnienie w sprawie mojej poprzedniej wiadomości dotyczącej [temat]’ lub ‘Chciałem dopytać o [temat]’. Zależy Ci, aby odbiorca od razu wiedział, czego dotyczy wiadomość, dzięki czemu łatwiej zdecyduje się ją otworzyć.
Dodawanie do tematu frazy ‘brak odpowiedzi’ nie jest najlepszym pomysłem, bo odbiorca może poczuć się wywołany do tablicy. Nigdy nie wiesz, dlaczego ktoś nie odpowiedział, więc lepiej zachować prostotę, by nie wyjść na nachalnego.
Przede wszystkim nie traktuj braku odpowiedzi osobiście. Odbiorca może być zajęty lub zwyczajnie nie zauważył Twojej wiadomości.
Jest jednak kilka rzeczy, które możesz zrobić, by zwiększyć szansę na odpowiedź. Po pierwsze, upewnij się, że Twoja pierwsza wiadomość była jasna i zwięzła. Jeśli nie – przypomnienie powinno być jeszcze prostsze. Przejdź szybko do sedna i wyjaśnij, dlaczego znów piszesz.
Zamieść informację, dlaczego zależy Ci na współpracy i przypomnij o swoim kluczowym doświadczeniu
Warto dodać link do swojego portfolio lub strony internetowej, nawet jeśli już to zrobiłeś. Nie zapomnij o podaniu kilku sposobów kontaktu, by ułatwić odbiorcy odpowiedź.
Na koniec zakończ e-mail konkretnym wezwaniem do działania. Na przykład: ‘Skontaktuję się ponownie za tydzień, ale w międzyczasie proszę o kontakt, jeśli pojawią się pytania". Pokazuje to, że nadal jesteś zainteresowany tematem i gotowy do dalszego kontaktu, a jednocześnie nie jesteś nachalny.
Możesz ustawić taką wiadomość jako automatyczną odpowiedź, jednak nie zapomnij jej spersonalizować i dostosować do konkretnego klienta.
Cześć [Imię],
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Pisałem do Ciebie kilka dni temu i nie otrzymałem odpowiedzi, dlatego chciałem się upewnić, czy moja wiadomość dotarła. Daj znać, jeśli mogę jakoś pomóc.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Cześć,
Mam nadzieję, że wszystko w porządku. Chciałem dopytać, czy pojawiły się jakieś wieści po naszej rozmowie? Jestem po prostu ciekaw, jak wygląda sytuacja.
Dzięki, [Twoje imię]
Dzień dobry,
Wysłałem e-mail w sprawie [temat] w dniu [data] i do tej pory nie otrzymałem odpowiedzi. Chciałem się dowiedzieć, czy pojawiły się jakieś nowe informacje w tej sprawie?
Nadal jestem bardzo zainteresowany współpracą i chętnie omówię temat szerzej.
Dziękuję, [Twoje imię]
Dzień dobry,
Nazywam się [Twoje imię] i jestem zainteresowany współpracą z Państwem.
Pisałem do Państwa [X] tygodni temu, jednak nie otrzymałem odpowiedzi, więc chciałem zapytać, czy jest może aktualizacja w tej sprawie?
Chętnie porozmawiam o szczegółach.
Dziękuję, [Twoje imię]
Cześć,
Chciałem zapytać, czy pojawiły się jakieś nowe informacje w sprawie [temat]?
Wysłałem e-mail [X dni/tygodni] temu i jeszcze nie otrzymałem odpowiedzi, więc się przypominam.
Dzięki, [Twoje imię]
Cześć [Imię],
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Z tej strony [Twoje imię], piszę, by przypomnieć się w sprawie naszej rozmowy o [temat].
Kontaktowałem się z Tobą [X] dni temu i chciałem zapytać, czy pojawiły się jakieś nowe informacje?
Dziękuję, [Twoje imię]
Cześć [Imię],
Piszę, by przypomnieć się w sprawie [temat]. Rozmawialiśmy kilka tygodni temu, więc chciałem zapytać, czy pojawiły się jakieś nowe wieści?
Jestem bardzo zainteresowany możliwością współpracy i chętnie porozmawiam o tym szerzej.
Dziękuję, [Twoje imię]
Dzień dobry [Imię],
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze. Piszę, by przypomnieć się w sprawie współpracy z Twoją firmą. Skontaktowałem się z Tobą [data] i jeszcze nie otrzymałem odpowiedzi.
Byłbym wdzięczny za informację o statusie naszej współpracy lub czy podjęliście decyzję o współpracy z kimś innym. Jestem przekonany, że mam odpowiednie doświadczenie i wiedzę, aby dobrze z Wami współpracować i chętnie porozmawiam szerzej o tej możliwości.
Dziękuję za poświęcony czas, [Twoje imię]
Cześć [Imię],
Piszę, by przypomnieć się w sprawie mojego wcześniejszego kontaktu z Waszą firmą. Wysłałem e-mail [data] i jeszcze nie otrzymałem odpowiedzi.
Będę wdzięczny za informację w sprawie [temat] lub daj znać, jeśli obecnie jesteś zbyt zajęty. Wierzę, że możemy wspólnie osiągnąć świetne rezultaty i chętnie omówię to szerzej, jeśli jesteś zainteresowany.
Dziękuję za poświęcony czas, [Twoje imię]
Dzień dobry,
Chciałem tylko przypomnieć się w sprawie mojego poprzedniego e-maila i jeszcze raz podziękować za poświęcony czas. Do tej pory nie otrzymałem odpowiedzi i chciałem się upewnić, że wiadomość dotarła.
Dziękuję za czas i uwagę, [Twoje imię]
Dzień dobry,
Mam nadzieję, że nie masz mi za złe tego e-maila. Chciałem tylko zapytać, czy są jakieś wieści w sprawie naszej rozmowy o [temat]?
Minęło już kilka tygodni od mojego kontaktu, więc chciałem upewnić się, że moja wiadomość dotarła i miałeś okazję ją przeczytać.
Dziękuję, [Twoje imię]
Cześć [Imię],
Piszę, by przypomnieć się w sprawie naszej rozmowy o współpracy. Pisałem e-mail [data] i jeszcze nie otrzymałem odpowiedzi.
Wiem, że otrzymujesz wiele wiadomości, ale chciałem upewnić się, że moja dotarła i zapytać, czy miałeś okazję ją przeczytać.
Dziękuję za poświęcony czas, [Twoje imię]
Cześć [Imię],
Piszę, by przypomnieć się w sprawie mojego ostatniego kontaktu z Waszą firmą. Wysłałem e-mail [data] i jeszcze nie otrzymałem odpowiedzi.
Czy jest przewidziany termin podjęcia decyzji, czy już została podjęta? Będę wdzięczny za każdą informację o statusie naszej współpracy.
Dziękuję, [Twoje imię]
Nie bądź zbyt nachalny, bo możesz wyjść na zdesperowanego. To cienka granica, więc lepiej zachować ostrożność i unikać tonu, który sugeruje, że domagasz się odpowiedzi. Nie musisz błagać o kontakt.
Przykład, jak NIE pisać:
“Minęły już dwa tygodnie i wciąż nie otrzymałem odpowiedzi. Chciałem zapytać, czy dostałeś mojego e-maila?”
To brzmi zbyt roszczeniowo i może zostać odebrane jako nieuprzejme. Lepiej napisać:
“Mam nadzieję, że nie masz mi za złe, że się odzywam. Chciałem się upewnić, że otrzymałeś moją wiadomość sprzed kilku tygodni i zapytać, czy są jakieś wieści?”
To uprzejme i pozwala odbiorcy łatwo odmówić, jeśli nie jest zainteresowany.
Pisząc przypomnienie, koniecznie zamieść wystarczająco dużo szczegółów, by odbiorca wiedział, kim jesteś i czego dotyczy temat. Powinieneś podać, o czym była rozmowa i kiedy się kontaktowałeś. To pomoże odbiorcy skojarzyć Twoją sprawę.
Wiele e-maili nie zawiera wystarczających informacji, więc adresat nie wie, kim jest nadawca i jakiej sprawy dotyczy wiadomość. Warto dodać swoje dane, załączniki czy portfolio jeszcze raz – to ułatwi odbiorcy odpowiedź.
Nie wysyłaj zbyt wielu przypomnień, bo to zirytuje odbiorcę. Raz w tygodniu w zupełności wystarczy. Jeśli wysłałeś już kilka wiadomości i nadal brak odpowiedzi, czas się poddać. Możesz wysłać więcej niż jedno przypomnienie, ale zachowaj odpowiedni odstęp, by nie sprawiać wrażenia desperacji.
Na koniec możesz spróbować zadzwonić. Może się wydawać to staromodne, ale czasem to najlepszy sposób, by się z kimś skontaktować, jeśli nie odpowiada na e-maile. Nie dzwoń jednak tuż po wysłaniu e-maila – to byłoby zbyt nachalne.
Kontaktując się z kimś, upewnij się, że masz prawidłowy adres. Szkoda włożyć wysiłek w uprzejme przypomnienie, które trafi do niewłaściwej osoby. Sprawdź dokładnie dane kontaktowe przed wysłaniem wiadomości.
Jeśli nie masz pewności, do kogo wysłać wiadomość, możesz dodać do DW lub UDW inną osobę – np. wspólnego znajomego czy współpracownika, który może przekazać przypomnienie. Stosuj to jednak w ostateczności.
Bardzo ważne, by zachować uprzejmość w korespondencji e-mail. Nie chcesz wyjść na niegrzecznego lub roszczeniowego. Bądź uprzejmy i szanuj odbiorcę, nawet jeśli brak odpowiedzi Cię frustruje.
Proste ‘proszę’ lub ‘dziękuję’ sprawi, że Twój e-mail będzie bardziej uprzejmy i profesjonalny. Może być wiele powodów, dla których nie otrzymałeś jeszcze odpowiedzi – pamiętaj, że odbiorca może być zajęty.
Wysłanie przypomnienia po e-mailu to dobry sposób, by pokazać swoje zainteresowanie poruszonym wcześniej tematem i przypomnieć odbiorcy o swojej sprawie. Warto mieć plan i wiedzieć, czego unikać, zanim zaczniesz pisać kolejne wiadomości. Jeśli zrobisz to poprawnie, e-mail przypominający może pomóc doprowadzić sprawę do końca.
Pisząc wiadomość przypominającą po braku odpowiedzi, zachowaj uprzejmość i życzliwość. Przypomnij odbiorcy o poprzednim e-mailu oraz wyraź swoje dalsze zainteresowanie. Możesz zapytać, czy ma dodatkowe pytania lub wątpliwości oraz zaoferować pomoc. Pamiętaj, aby być zwięzłym i nie być zbyt nachalnym.
Wiadomości przypominające mają na celu przypomnienie, zapytanie lub powtórzenie wiadomości, a ich skuteczność często zależy od zwięzłości, szybkiego zrozumienia i treści skupionej na celu. Długość wiadomości zależy również od kontekstu, relacji między nadawcą a odbiorcą oraz charakteru informacji. Krótkie e-maile sprawdzają się przy przypomnieniach lub krótkich aktualizacjach, jednak dłuższe są potrzebne przy przekazywaniu szerszego kontekstu. Idealna długość zależy więc od sytuacji i relacji między stronami.
LiveAgent to najczęściej recenzowane i #1 oprogramowanie helpdesk dla małych i średnich firm. Wypróbuj już dziś w ramach bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego. Nie wymagamy karty kredytowej.
Odkryj skuteczne szablony e-maili przypominających, które pomogą zamieniać leady w klientów. Dowiedz się, dlaczego follow-upy są ważne, jak tworzyć linie tematy...
Odkryj 18 gotowych do użytku szablonów e-maili z przypomnieniami i 7 porad od ekspertów, aby zwiększyć efektywność komunikacji. Dowiedz się, kiedy i jak wysyłać...
Odkryj efektywne szablony e-maili uzupełniających do komunikacji po rozmowie kwalifikacyjnej. Zwiększ profesjonalizm dzięki dostosowanym wiadomościom dla poszuk...
Dołącz do naszej społeczności zadowolonych klientów i zapewnij doskonałą obsługę klienta z LiveAgent.
