Odkryj skuteczne szablony e-maili przypominających, które pomogą zamieniać leady w klientów. Dowiedz się, dlaczego follow-upy są ważne, jak tworzyć linie tematyczne i poznaj dobre praktyki. Skorzystaj z darmowych szablonów, by ulepszyć swoją strategię mailową i poprawić wyniki komunikacji.
Szukasz odpowiedniego szablonu e-maila przypominającego? Dotychczas używane nie przynoszą efektów, a może jeszcze żadnego nie stosowałeś? Jeśli tak, trafiłeś idealnie – pokażemy Ci uprzejme maile follow up, które naprawdę działają.
Dobrze przygotowana sekwencja e-maili follow up może pomóc dopiąć transakcję i zamienić leady w płacących klientów. Przejdźmy więc do konkretów.
Nie ma wątpliwości, że skuteczny e-mail przypominający jest ważny, a mimo to wiele osób ich nie wysyła. Dlaczego?
Czasem ludzie obawiają się, że będą odebrani jako ’natarczywi’ albo sądzą, że ich produkt lub usługa obroni się sama. Prawda jest taka, że większość osób potrzebuje drobnego przypomnienia, by wiedziała, że jesteś i możesz rozwiązać ich problem.
E-maile follow up przydają się jako przypomnienie. Pokazują, że zależy Ci na utrzymaniu kontaktu z daną osobą i że cenisz jej czas oraz opinię. Wysyłając follow up, pokazujesz również, że jesteś zorganizowany i potrafisz pilnować ważnych szczegółów. Używanie szablonu do ogłoszenia nowego produktu zapewnia też spójność komunikacji i pokrycie wszystkich niezbędnych aspektów premiery.
Często wystarczy dobrze napisany mail follow up, by domknąć rozmowę, nad którą pracowałeś tygodniami. Jeśli jeszcze nie wysyłasz e-maili przypominających – zacznij. Przykłady e-maili promocyjnych mogą być też inspiracją do własnych kampanii, pokazując jak stworzyć skuteczny przekaz zachęcający do działania.
Jeśli piszesz do kogoś po spotkaniu, dobrą praktyką jest uwzględnienie nazwy wydarzenia lub okazji, na której się poznaliście, w temacie maila. Przykład: ‘Miło było Cię poznać na [nazwa konferencji]’. To pomaga odbiorcy przypomnieć sobie kontekst i rozpoczyna rozmowę w przyjaznym tonie.
W mailach do potencjalnych klientów zainteresowanych Twoim produktem lub usługą, zadbaj o umieszczenie odpowiedniego słowa kluczowego w temacie. Przykład: ‘Czy nadal jesteś zainteresowany [produktem/usługą]?’
Nie rozpisuj się zbytnio w temacie, jeśli nie wiesz, co napisać. Chodzi o to, by odbiorca od razu wiedział, czego dotyczy wiadomość i mógł szybko zdecydować, czy chce ją otworzyć.
Kilka dobrych praktyk przy pisaniu maila follow up:
Ważne, by znaleźć złoty środek – nie być nachalnym, ale też nie sprawiać wrażenia obojętności. Klucz to szacunek dla czasu odbiorcy oraz okazanie chęci utrzymania kontaktu.
Cześć [imię],
Miło było Cię poznać wczoraj i usłyszeć więcej o Twoim projekcie. Piszę, by zapytać, czy nadal interesuje Cię [produkt/usługa]? Myślę, że świetnie wpisuje się w Twoje potrzeby.
Jeśli jesteś zainteresowany, chętnie umówię się na rozmowę, by omówić szczegóły. Daj znać, czy to Ci odpowiada lub jeśli masz dodatkowe pytania.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Hej [imię],
Miło było Cię poznać wczoraj podczas [okoliczności spotkania] i dowiedzieć się więcej o Twojej firmie. Chciałem się dowiedzieć, czy nadal jesteś zainteresowany współpracą z nami?
Myślę, że moglibyśmy świetnie się uzupełniać i jestem przekonany, że pomożemy Ci osiągnąć cele.
Jeśli się zgadzasz, chętnie ustalę termin rozmowy, by omówić kolejne kroki. Daj znać, jeśli jesteś zainteresowany lub masz pytania – jestem do dyspozycji.
Dziękuję, [Twoje imię]
Dzień dobry [imię],
Bardzo miło było porozmawiać z Tobą wczoraj przez telefon. Chciałem się upewnić, czy nadal możemy spotkać się na kawę w przyszłym tygodniu, we wtorek o 11:00?
Będę wtedy w okolicy i to świetna okazja, by porozmawiać szerzej o Twoich działaniach. Daj znać, czy ten termin pasuje, lub jeśli mogę pomóc w czymś innym.
Pozdrawiam serdecznie, [Twoje imię]
[Imię],
Miło było rozmawiać z Tobą wczoraj o [temat rozmowy]. Chciałem się dowiedzieć, czy masz jeszcze jakieś pytania lub czy mogę w czymś pomóc?
Z przyjemnością pomogę w każdy możliwy sposób – daj znać, jeśli czegoś potrzebujesz.
Dziękuję, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Miło było Cię spotkać na [wydarzenie] ostatnio. Chciałem zapytać, czy nadal jesteś zainteresowany poznaniem szczegółów na temat [temat rozmowy].
Moim zdaniem, [powód, dla którego produkt/usługa byłby korzystny dla odbiorcy] i sądzę, że wiele byś zyskał.
Z chęcią odpowiem na wszelkie pytania lub udzielę dodatkowych informacji.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Witaj [imię],
Chciałem się przypomnieć w sprawie naszego kolejnego spotkania. Z rozmowy wynikało, że jesteś zainteresowany [konkretny produkt/usługa].
Chciałem zapytać, czy to nadal aktualne lub czy masz dodatkowe pytania? Kiedy byłby dobry moment, by spotkać się na kawę lub lunch?
Pozdrawiam serdecznie, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Chciałem napisać, że bardzo miło było się spotkać na [konferencja] w zeszłym tygodniu. Wygląda na to, że działamy w podobnych obszarach, więc warto pozostać w kontakcie.
Może masz ochotę spotkać się na kawę lub lunch, żeby porozmawiać szerzej? Daj znać, czy to Ci odpowiada lub jeśli masz pytania.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Chciałem się upewnić, czy dotarły do Ciebie materiały, które wysłałem w zeszłym tygodniu? Dołączyłem prezentację oraz artykuł, o którym rozmawialiśmy.
Jeśli masz pytania lub czegoś potrzebujesz, daj mi proszę znać.
Z wyrazami szacunku, [Twoje imię]
Witaj [imię],
Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku! Chciałem poinformować, co dzieje się w sprawie [projekt].
Poczyniliśmy duże postępy i wszystko wskazuje, że osiągniemy nasz cel biznesowy. Chciałem Cię o tym poinformować i zapytać, czy masz pytania lub czy mogę w czymś pomóc.
Dziękuję, [Twoje imię]
Witaj [imię],
Dawno nie rozmawialiśmy, więc chciałem zapytać, co u Ciebie.
Mam nadzieję, że wszystko dobrze się układa. Jeśli mogę w czymś pomóc lub czegoś potrzebujesz, daj znać.
Pozdrawiam serdecznie, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze! Chciałem się upewnić, że nie straciłem Twojej uwagi.
Minęło trochę czasu od naszej ostatniej rozmowy, więc postanowiłem napisać. Jeśli mogę w czymś pomóc lub czegoś potrzebujesz, daj znać.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Miło było Cię ostatnio zobaczyć. Chciałem zapytać, czy znajdziesz czas na kawę lub lunch, żeby nadrobić zaległości?
Myślę, że przydałoby się, gdybym przekazał więcej informacji o [temat rozmowy].
Mam nadzieję, że to dla Ciebie korzystne i będzie okazja do rozmowy. Daj znać, jak możemy to wpisać w Twój grafik lub jeśli masz pytania.
Dzięki, [Twoje imię]
Dzień dobry [imię],
Mam nadzieję, że wszystko u Ciebie dobrze! Dawno nie rozmawialiśmy i chciałem się dowiedzieć, co u Ciebie.
Wygląda na to, że jesteś pochłonięty [konkretny projekt] i chciałem się dowiedzieć, czy mogę w czymś pomóc.
Wiem, że pewnie masz dużo pracy, ale jeśli znajdziesz chwilę, chętnie się spotkam. Daj znać, czy masz czas lub pytania.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Chciałem tylko napisać, że nie mogę się doczekać spotkania. Wydaje mi się, że mamy podobne spojrzenie na [Twoje usługi] i możemy ze sobą współpracować.
Wkrótce odezwę się z dodatkowymi informacjami, ale jeśli masz pytania, śmiało pisz wcześniej.
Dzięki, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Właśnie zostawiłem krótką wiadomość głosową z informacją, że będę w mieście w przyszłym tygodniu i chętnie się spotkam.
Będę dostępny od poniedziałku do czwartku – szczególnie we wtorek i środę.
Piszę też e-maila, na wypadek gdybyś rzadko odsłuchiwał pocztę głosową. Daj znać, jaki termin Ci pasuje lub jeśli masz pytania.
Do zobaczenia!
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Witaj [imię],
Mam nadzieję, że wszystko dobrze! Zastanawiałem się, czy miałbyś czas na krótką rozmowę telefoniczną w przyszłym tygodniu?
Chciałem się umówić, by dowiedzieć się, jak u Ciebie i przekazać nowości dotyczące [konkretny projekt].
Jeśli to nie jest dobry moment lub nie będziesz dostępny, daj znać, kiedy będzie dogodniej.
Dzięki, [Twoje imię]
Czasem jeden e-mail przypominający to za mało. Jeśli nie otrzymałeś odpowiedzi, być może czas na drugą próbę.
Pisząc drugiego maila follow up, pamiętaj:
Poniżej kilka szablonów drugiego maila follow up.
Cześć [imię],
Chciałem odezwać się po raz ostatni. Niedawno pisałem do Ciebie w sprawie [konkretnego projektu] i jestem ciekaw, czy nadal się nim zajmujesz.
Domyślam się, że masz dużo pracy, więc będę krótki. Jeśli już nie realizujesz tego projektu lub nie potrzebujesz pomocy, daj mi znać.
Chciałem tylko zapytać, czy mogę jakoś pomóc.
Dzięki, [Twoje imię]
P.S. Jeśli już nie zajmujesz się tym projektem, czy mógłbyś mnie pokierować do odpowiedniej osoby? Zawsze chętnie szukam nowych okazji do współpracy.
Cześć [imię],
Niedawno pisałem do Ciebie w sprawie [konkretnego projektu] i chciałem zapytać, czy są jakieś nowe informacje?
Szanuję Twój czas i wiem, że jesteś zajęty, więc będę krótki.
Chciałem tylko sprawdzić, czy mogę jakoś pomóc. Daj znać, jeśli potrzebujesz wsparcia lub jeśli jest lepszy czas na kontakt.
Pozdrawiam, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Mam nadzieję, że wszystko dobrze! To tylko szybkie przypomnienie po mojej poprzedniej wiadomości.
Chciałem zapytać, czy masz jakieś nowości w sprawie [konkretnego projektu]. Jestem też ciekaw, czy potrzebujesz wsparcia.
Jeśli to nie jest dobry moment lub nie jesteś dostępny, daj znać, kiedy można się skontaktować.
Dziękuję za Twój czas, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Przypominam się w sprawie maila, którego wysłałem kilka dni temu.
Chciałem zapytać, czy masz jakieś informacje na temat naszej potencjalnej współpracy? Nadal bardzo mi zależy na wspólnych działaniach.
Daj znać, czy mogę jakoś pomóc lub kiedy najlepiej się skontaktować.
Dzięki, [Twoje imię]
Cześć [imię],
Nie chcę więcej przeszkadzać, ale chciałem się odezwać ostatni raz.
Niedawno pisałem do Ciebie w sprawie [konkretnego projektu] i chciałem zapytać, czy są jakieś nowości.
Postaram się już więcej nie zawracać głowy, ale bardzo doceniam Twoją pomoc.
Dzięki, [Twoje imię]
Oprócz tego, co napisać w drugim mailu follow up, warto pamiętać o kilku innych zasadach.
Gdy przypominasz się komuś, miej przygotowane informacje z poprzedniej rozmowy. To pomoże odświeżyć pamięć odbiorcy i zwiększy szansę na odpowiedź.
Posiadanie szczegółów pokazuje też, że jesteś profesjonalny, zorganizowany i poważnie podchodzisz do swojej pracy – to buduje zaufanie i sprzyja przyszłej współpracy.
Tworząc maila przypominającego, zadbaj o swobodny, nieformalny ton. Nikt nie lubi być ponaglany, a zbyt natarczywy styl może zniechęcić odbiorcę.
Unikaj zwrotów typu ‘muszę’, ‘potrzebuję’, bo mogą brzmieć roszczeniowo. Zamiast tego używaj ‘będę wdzięczny’ lub ‘jestem zainteresowany’.
Ta drobna zmiana robi dużą różnicę w odbiorze wiadomości.
Szablon maila follow up to dobry punkt wyjścia, ale zawsze personalizuj każdą wysyłaną wiadomość. Wspomnij o czymś konkretnym z poprzednich kontaktów, np. wspólnych zainteresowaniach czy udzielonej radzie.
Taka personalizacja sprawia, że odbiorca czuje się doceniony i chętniej odpowie. Jeśli nie masz nic konkretnego, wystarczy ‘mam nadzieję, że wszystko dobrze’ lub ‘chciałem nawiązać do naszej poprzedniej rozmowy’.
Wspomnij, ile minęło od ostatniego kontaktu – to pokazuje szacunek dla czasu odbiorcy i ustala oczekiwania.
Odczekaj kilka dni przed pierwszym przypomnieniem. Potem – daj jeszcze więcej czasu. Dobra zasada to minimum tydzień przerwy między kolejnymi follow upami.
Oczywiście, w pilnych sprawach możesz przypomnieć się szybciej.
Jeśli wysyłasz wiele maili przypominających, warto je śledzić. Dzięki temu łatwo sprawdzisz wcześniejsze rozmowy i będziesz wiedzieć, kiedy warto odezwać się znów.
Możesz prowadzić arkusz, użyć systemu CRM lub dedykowanego narzędzia do śledzenia maili. Pozwoli to lepiej zarządzać kontaktami i budować relacje.
Śledzenie pozwala też uniknąć zbyt częstych przypomnień, które mogą być źle odebrane.
Wysyłając follow up, zadbaj o dodatkową wartość. Może to być artykuł, który może zainteresować odbiorcę, informacja o nowym produkcie powiązanym z Waszą rozmową lub obszarem zainteresowań.
Pokazujesz wtedy, że zależy Ci na odbiorcy i chcesz mu pomóc. To wzmacnia relację i zwiększa szansę na dalszy kontakt.
Kończąc maila, użyj uprzejmego zwrotu, np. ‘dziękuję za poświęcony czas’ lub ‘czekam na odpowiedź’.
Takie wyrażenia pokazują, że cenisz czas odbiorcy i chcesz kontynuować rozmowę. Pozostawiasz też dobre wrażenie, co zwiększa szansę na pozytywną odpowiedź.
W przypadku e-maili follow up – im krócej, tym lepiej. Krótkie, konkretne wiadomości łatwiej przeczytać i szybciej na nie odpowiedzieć.
Jeśli masz dużo informacji, lepiej rozbij je na kilka maili. Dzięki temu skupisz się na jednym temacie naraz i nie przytłoczysz odbiorcy. Zostaw też trochę ‘oddechu’ (białych pól) w mailu dla lepszej czytelności.
Opanowanie e-maili follow up może być czasochłonne, ale bardzo się opłaca. Dzięki temu budujesz mocniejsze relacje, zdobywasz klientów i osiągasz cele biznesowe.
Stosując powyższe wskazówki – personalizując wiadomość, pisząc zwięźle i uprzejmie, szanując czas odbiorcy – zrobisz dobre wrażenie i zwiększysz szansę na odpowiedź.
Wysyłając maila follow up, koniecznie wspomnij, czego dotyczył pierwotny kontakt, by odbiorca mógł sobie to przypomnieć. Podkreśl chęć rozmowy/spotkania i napisz, dlaczego zależy Ci na dalszym kontakcie. Zakończ wezwaniem do działania – zaproponuj konkretną datę lub termin spotkania.
Jeśli Twój szablon follow up spełnia te warunki, jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia celu. Powodzenia!
E-maile przypominające (follow-up) służą do przypomnienia odbiorcy o wcześniejszej komunikacji lub prośbie, dostarczenia dodatkowych informacji lub wyjaśnień oraz zachęcenia do odpowiedzi lub działania. Mogą być także użyte do wyrażenia wdzięczności, ponownego okazania zainteresowania lub utrzymania kontaktu.
Wysłanie e-maila przypominającego to świetny sposób na kontynuowanie rozmowy po spotkaniu lub dyskusji. Nie powinien być zbyt długi, by nie przytłoczyć odbiorcy – kilka zdań wystarczy. Wskaż swoje zainteresowanie kolejnym spotkaniem lub rozmową i zapytaj o dostępność. Wspomnij też, czego dotyczył ostatni kontakt, szczególnie jeśli spotkaliście się na dużej konferencji lub rozmowie z wieloma osobami. Nie chcesz sprawiać wrażenia osoby natarczywej, więc rozplanuj e-maile przypominające w odpowiednich odstępach czasu.
Najlepiej wysyłać e-maile przypominające w środku tygodnia – we wtorek, środę lub czwartek. Unikaj poniedziałkowych poranków i piątkowych popołudni, kiedy ludzie są zajęci powrotem do pracy lub przygotowują się do weekendu. Wczesne poranki i późne noce również nie są idealne, bo wtedy rzadziej sprawdza się pocztę. Jeśli obawiasz się, że przeszkodzisz komuś wieczorem lub w weekend, możesz dodać informację, że nie oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi i rozumiesz, jeśli odpiszą kolejnego dnia.
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi na pierwszy e-mail, wyślij drugi po jednym lub dwóch tygodniach. Jeśli nadal nie ma odpowiedzi, trzeci e-mail wyślij po kolejnych 1-2 tygodniach tylko wtedy, gdy naprawdę zależy Ci na kontakcie. Jeśli po trzecim mailu nadal nie będzie odzewu, najlepiej odpuścić – najprawdopodobniej osoba, do której piszesz, nie jest zainteresowana.
To zależy od sytuacji. Zazwyczaj nie należy czekać dłużej niż tydzień przed ponownym kontaktem. W przeciwnym razie odbiorca może zapomnieć, kim jesteś, a Twoja szansa przepadnie. Jednocześnie nie wysyłaj e-maila przypominającego zbyt szybko – daj czas na odpowiedź. Jeśli nie masz pewności, lepiej poczekać trochę dłużej, niż przypominać się zbyt wcześnie.
Najlepiej zacząć nową wiadomość, ponieważ będzie ją łatwiej przeczytać i odpowiedzieć. Odpowiadając na poprzedniego maila, Twoja wiadomość może zostać przeoczona, jeśli odbiorca zarchiwizował lub usunął poprzednią korespondencję.
Szablon e-maila przypominającego składa się z powitania, krótkiego odniesienia do poprzedniej komunikacji lub spotkania oraz jasnego wezwania do działania lub zapytania o dalsze kroki.
Pisząc e-mail przypominający, bądź profesjonalny i konkretny. Zacznij od uprzejmego powitania, np. 'Mam nadzieję, że u Pana/Pani wszystko w porządku'. Bezpośrednio odnieś się do poprzedniej rozmowy, np. 'Chciałbym nawiązać do naszej rozmowy na temat [temat]'. Krótko przypomnij wcześniejszą konwersację i wyraź chęć otrzymania aktualizacji. Takie podejście pokazuje profesjonalizm i jasno sygnalizuje Twoje intencje.
Zamiast pisać 'przypominam się', możesz użyć innych zwrotów, np. 'chciałem się dowiedzieć', 'chciałem nawiązać kontakt', 'wracam do naszej rozmowy'. Takie sformułowania przekazują to samo, czyli chęć uzyskania informacji lub aktualizacji, ale pozwalają uniknąć powtarzalności. Dobierając zwrot, zwróć uwagę na ton i kontekst rozmowy, by odpowiadał odpowiedniemu poziomowi formalności i profesjonalizmu.
LiveAgent daje Ci możliwość projektowania własnych szablonów e-maili do klientów, co pomaga w podniesieniu jakości obsługi. Jesteś ciekawy wszystkich możliwości?
Zwiększ wskaźnik odpowiedzi, wysyłając uprzejme przypomnienie e-mailowe. Dowiedz się, jak tworzyć skuteczne tematy i wiadomości dzięki wskazówkom, przykładom or...
Odkryj efektywne szablony e-maili do obsługi po wydarzeniu na LiveAgent. Poznaj najlepsze praktyki, przejrzyj dziesięć przykładowych szablonów i zwiększ zaangaż...
Odkryj 18 gotowych do użytku szablonów e-maili z przypomnieniami i 7 porad od ekspertów, aby zwiększyć efektywność komunikacji. Dowiedz się, kiedy i jak wysyłać...
Dołącz do naszej społeczności zadowolonych klientów i zapewnij doskonałą obsługę klienta z LiveAgent.
