Jak zakończyć rozmowę
Dowiedz się, jak uprzejmie i profesjonalnie zakończyć rozmowy z klientami na różnych kanałach dzięki konfigurowalnym skryptom i szablonom LiveAgent. Wznieś inte...
6 min czytania
LiveAgent
Customer Service
+2
Ponieważ większość dzisiejszej korespondencji biznesowej odbywa się za pośrednictwem e-maila, niezbędne jest zarówno rozpoczęcie, jak i zakończenie e-maili na wysokim poziomie. Jednak przy całej uwadze poświęcanej liniom tematu e-maila i jego początkom, zakończenia e-maili są często pomijane.
W rzeczywistości prawidłowe zakończenie e-maila związanego z biznesem jest równie ważne, co rozpoczęcie e-maila. Prawidłowe zakończenie e-maila pozostawia odbiorcy pozytywne ostateczne wrażenie, motywuje czytelnika do podjęcia działań, identyfikuje nadawcę i jego intencje oraz dostarcza odbiorcy Twoje informacje kontaktowe (aby łatwo mógł się z Tobą skontaktować).
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego o tym, jak prawidłowo zakończyć e-maile biznesowe i skorzystaj z naszej listy profesjonalnych zamknięć e-maili i przykładów linii zamknięcia, które są odpowiednie w różnych kontekstach.
Co należy uwzględnić na końcu e-maili
1. Linia zamknięcia
Przed wysłaniem e-maila upewnij się, że zawiera krótkie zdanie zamykające, które tworzy gładkie przejście między głównym tematem e-maila a Twoim podpisem. Ta linia zamknięcia może wyrażać wdzięczność za czas odbiorcy, wskazywać, że jesteś otwarty na dalszą komunikację, być wezwaniem do działania, lub alternatywnie być stwierdzeniem, które pokazuje, że oczekujesz odpowiedzi.
2. Zamknięcie (podpis)
Chyba że jesteś bardzo blisko z odbiorcą, każdy e-mail biznesowy wymaga profesjonalnego zamknięcia, które może być formalne lub nieformalne w zależności od rodzaju relacji, którą masz i kontekstu komunikacji. Najczęściej używane podpisy e-mail to “Pozdrawiam” i “Pozdrawiam”, ale przygotowaliśmy całą listę przykładów (poniżej), zarówno formalnych, jak i nieformalnych.
3. Podaj swoje imię i nazwisko
Zawsze dołącz swoje pełne imię i nazwisko w podpisie e-maila, jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy. W rozmowach z kolegami lub osobami, które już znasz i wymieniłeś z nimi wiele e-maili, wystarczy podpisać się swoim imieniem. Pamiętaj, że nie zaleca się kończyć rozmowy pseudonimami, chyba że Twój pseudonim jest powszechnie znany i używany zamiast Twojego imienia.
4. Stanowisko i firma
Upewnij się, że dodajesz swoje obecne stanowisko i nazwę firmy w podpisie e-maila, aby nie było wątpliwości, kim jesteś, szczególnie jeśli wysyłasz e-mail do potencjalnych klientów. Jeśli aplikujesz na stanowisko, radzimy Ci, aby nie umieszczać informacji o obecnym zatrudnieniu (e-mail i numer telefonu) w podpisie.
5. Informacje kontaktowe
Chociaż odbiorca Twojej wiadomości już zna Twój adres e-mail, zawsze warto podać dodatkowe informacje kontaktowe w podpisie e-maila, takie jak Twój bezpośredni numer telefonu, ponieważ niektórzy mogą preferować skontaktowanie się z Tobą za pośrednictwem innych kanałów komunikacji.
6. Dodatkowe zasoby
Możesz również rozważyć dodanie linków do podpisu. Link może być linkiem do Twojej strony internetowej, profilu LinkedIn lub innych odpowiednich kont mediów społecznościowych, strony docelowej, którą chcesz promować, Twojego portfolio online, Twojego kalendarza online, lub Twojego najnowszego wpisu na blogu itp.
Przykłady i szablony do zakończenia e-maili
Profesjonalne podpisy e-mail i frazy zamknięcia
Decydując się na rodzaj podpisu, którym chcesz zakończyć swój e-mail biznesowy, pomyśl o tym, do kogo piszesz i dlaczego. Jeśli nie jesteś pewny, który podpis byłby najbardziej odpowiedni w danej sytuacji, lepiej wybrać bardziej formalną frazę zamknięcia. “Pozdrawiam”, “Pozdrawiam”, “Wszystkiego najlepszego” i “Pozdrawiam serdecznie” to jedne z najbezpieczniejszych zamknięć e-mail, które można używać we wszystkich sytuacjach i wszystkich typach e-maili. Oto kilka więcej przykładów najczęstszych i najczęściej używanych profesjonalnych zamknięć e-mail:
Formalne frazy zamknięcia e-maila:
- Pozdrawiam,
- Pozdrawiam serdecznie,
- Pozdrawiam uprzejmie,
- Pozdrawiam,
- Wszystkiego najlepszego,
- Z najlepszymi życzeniami,
- Wszystkiego najlepszego,
- Pozdrawiam,
- Pozdrawiam szczerze,
- Pozdrawiam serdecznie,
- Pozdrawiam wiernie,
- Ciepłe pozdrowienia,
Nieformalne frazy zamknięcia e-maila:
- Do wkrótce,
- Do następnego razu,
- Pozdrawiam,
- Dbaj o siebie,
- Powodzenia,
- Miłego weekendu!
- Miłego dnia!
- Miłego produktywnego dnia!
- Ciesz się [dniem tygodnia]/tygodniem/weekendem],
- Szczęśliwy [dzień tygodnia],
- Szczęśliwych świąt,
- Mam nadzieję, że to pomaga,
Frazy zamknięcia wyrażające wdzięczność:
- Dziękuję,
- Dziękuję,
- Dziękuję bardzo,
- Dziękuję jeszcze raz,
- Dziękuję bardzo,
- Bardzo dziękuję,
- Z wdzięcznością,
- Dziękuję za [pomoc/ wkład/ opinię]
- Dziękuję z góry,
- Dziękuję za przeczytanie,
- Dziękuję za pomoc,
- Dziękuję za rozpatrzenie,
- Dziękuję za [cierpliwość/ czas/ współpracę].
Przykłady linii zamknięcia e-maila
W zależności od kontekstu Twojej wiadomości e-mail, możesz również dodać krótkie zdanie zamknięcia przed podpisem. Użyj jednej z poniższych sprawdzonych linii zamknięcia e-maila, aby upewnić się, że zakończyć wiadomość na pozytywnej nucie i daj odbiorcom znać, że oczekujesz ich odpowiedzi lub dalszego dialogu.
- Czekam na Twoją odpowiedź.
- Czekam na Twoją odpowiedź.
- Czekam na połączenie się wkrótce.
- Czekam na spotkanie z Tobą w przyszłym tygodniu.
- Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.
- Byłbym wdzięczny za Twoją odpowiedź.
- Mam nadzieję, że Twój tydzień zaczyna się dobrze.
- Chętnie pomogę, jeśli chcesz wiedzieć więcej.
- Zapraszam do kontaktu ze mną w dowolnym momencie.
- Jeśli masz jakieś pytania, napisz lub zadzwoń do mnie.
- Jeśli mogę Ci w czymś pomóc, po prostu się do mnie odezwij
- Jeśli mogę Ci w czymś pomóc, daj mi znać.
- Jeśli mogę Ci w czymś dalej pomóc, daj mi znać.
- Jestem do Twojej dyspozycji w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.
- Możesz się ze mną skontaktować pod numerem [numer telefonu], jeśli chcesz coś omówić.
- Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, możesz zaplanować rozmowę ze mną za pomocą tego linku.
- Nie wahaj się skontaktować z nami ponownie, jeśli możemy Ci w czymś pomóc.
- Czekam na współpracę z Tobą w przyszłości.
- Cieszę się, że pracowałem z Tobą i czekam na…
- Dziękuję jeszcze raz za pomoc w tej sprawie.
- Dziękuję za poświęcenie czasu.
- Dziękuję za rozpatrzenie tego.
- Chętnie usłyszę Twoją opinię.
- Byłbym bardzo wdzięczny za Twoją opinię na temat…
- Daj mi znać, co myślisz.
Jak zakończyć e-mail sprzedażowy na zimno
Znalezienie właściwego sposobu na zakończenie e-maila zimnego kontaktu może być wyzwaniem dla każdego profesjonalisty sprzedaży. Oto kilka przykładów tego, co możesz umieścić na końcu e-maili sprzedażowych na zimno, aby zachęcić prospekta do odpowiedzi:
“Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak [Firma] może Ci pomóc [osiągnąć określone cele], zapraszam do zarezerwowania czasu w moim kalendarzu tutaj: [link]. Czekam na Twoją odpowiedź.”
“Czy jesteś dostępny na 10-minutową rozmowę w [data i godzina]? Po prostu daj mi znać, co Ci odpowiada, chętnie dostosowuję się do Twojego harmonogramu.”
“Czy masz 5-10 minut, aby omówić, jak możemy pomóc [ich firmie] osiągnąć [określone cele]? Jeśli tak, jak wygląda Twój kalendarz w tym tygodniu?”
“Byłoby wspaniale usłyszeć Twoją opinię i nawet zbadać, jak to [rozwiązanie/ narzędzie/ strategia] pasowałoby do [ich firmy]. Czy masz 15 minut w tym tygodniu?”
“Jeśli chcesz usłyszeć więcej szczegółów, chętnie spędzę 30 minut, opowiadając Ci wszystko, co musisz wiedzieć. Po prostu daj mi znać, jeśli masz jakieś pytania lub chciałbyś bardziej szczegółową rozmowę.”
Jak zakończyć e-mail uzupełniający sprzedaż
E-maile uzupełniające są konieczne w każdej strategii zimnego e-mailingu. Oto jak możesz zakończyć e-mail uzupełniający sprzedaż, aby zachęcić prospekta do odpowiedzi, nawet jeśli Twoje poprzednie próby połączenia się z nim były bezskuteczne:
“Jeśli jesteś odpowiednią osobą do rozmowy, jak wygląda Twój kalendarz? Jeśli nie, kogo mi polecasz?”
“Czy jesteś odpowiednią osobą do rozmowy na ten temat? Jeśli nie, czy możesz mi pomóc znaleźć odpowiedniego decydenta? Czekam na Twoją odpowiedź.”
“Naprawdę chciałbym mieć 20 minut Twojego czasu, ponieważ uważam, że możemy naprawdę dodać wartość do Twojej [obszaru operacji]. Czy możemy zaplanować rozmowę lub spotkanie?”
“Czy zastanawiałeś się nad moją propozycją? Chętnie dokonamy szybkiego przeglądu przez telefon i odpowiemy na wszystkie Twoje pytania. Jaki czas byłby dla Ciebie odpowiedni na szybką rozmowę?”
“Daj mi znać, kiedy będziesz miał czas, aby przyjrzeć się tym informacjom i chciałbyś, aby zadzwonił do Ciebie, aby to omówić. Chętnie odpowiem na wszystkie Twoje pytania.”
Jak zakończyć e-mail powitalny po zakupie/klienta
E-maile po zakupie i e-maile powitalnych klientów to jedne z najważniejszych e-maili w kampaniach marketingu e-mailowego, które mają na celu budowanie długoterminowych relacji z klientami. Oto jak mogą wyglądać Twoje stwierdzenia zamknięcia e-maila dla tego typu e-maili:
“Dziękuję jeszcze raz za zakupy w [Marka]. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy – daj nam znać! Zrobimy wszystko, aby upewnić się, że pokochasz swoją doświadczenie z nami.”
“Jeśli kiedykolwiek nie spełnimy Twoich oczekiwań w kwestii jakości naszych produktów, czasów dostawy lub czegokolwiek innego – zawsze możesz skontaktować się z naszym zespołem obsługi klienta pod adresem [e-mail] lub [numer].”
“Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim produkcie, zapraszam do kontaktu ze mną lub kimkolwiek innym z naszego zespołu wsparcia w dowolnym momencie. Zawsze jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc w każdy możliwy sposób.”
“Chętnie usłyszę, co myślisz o [produkcie] i czy jest coś, co możemy ulepszyć. Jeśli masz jakieś pytania, odpowiedz na ten e-mail. Zawsze chętnie pomagam!”
“Dziękuję jeszcze raz za rejestrację w [produkt/ usługa]. Zawsze jesteśmy dostępni i lubimy słyszeć od Ciebie. Jeśli kiedykolwiek potrzebujesz pomocy, masz pomysły lub po prostu chcesz się przywitać, skontaktuj się z nami, a my odpowiemy w ciągu kilku godzin.”
Jak zakończyć e-mail obsługi klienta
Kończąc e-maile obsługi klienta, zawsze dobrze jest zachęcić klientów do kontaktu w przypadku, gdy mają jakieś inne pytania, problemy lub wątpliwości. Powinieneś również zapewnić ich, że zawsze jesteś gotów pomóc. Oto kilka pomocnych przykładów, które możesz użyć do zamknięcia e-maili obsługi klienta:
“Skontaktuję się z naszym zespołem produktu i odpowiem Ci w ciągu trzydziestu minut z pełną odpowiedzią. W międzyczasie daj mi znać, jeśli masz jakieś inne pytania, komentarze lub wątpliwości.”
“Lubimy pomagać naszym klientom uzyskać jak najlepsze wyniki z naszych produktów. Jeśli możemy Ci w czymś jeszcze pomóc, nie wahaj się się do nas odezwać.”
“Daj nam znać, jeśli nadal nie możesz [ … ], abyśmy mogli pomóc Ci rozwiązać ten problem i upewnić się, że cieszysz się swoim [narzędziem/ aplikacją] jak najszybciej. Dziękuję jeszcze raz za kontakt, zawsze chętnie pomagamy.”
“Zawsze jesteśmy tutaj, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania lub wątpliwości, które możesz mieć. Zapraszam do kontaktu z naszym zespołem wsparcia pod numerem [numer telefonu] lub odpowiedz na tę wiadomość, a chętnie Ci pomożemy.”
“Bylibyśmy wdzięczni, gdybyś zostawił opinię na naszej stronie Facebook, ponieważ Twoje spostrzeżenia mogą pomóc innym, którzy są w Twojej sytuacji. Dziękuję jeszcze raz za powiadomienie nas i zapraszam do kontaktu z nami w przypadku jakichkolwiek pytań.”
Jak zakończyć e-mail przeprosin klienta
Jeśli chodzi o pisanie e-maili przeprosin klienta i radzenie sobie ze zdenerwowanymi klientami, powinieneś powtórzyć swoje przeprosiny na koniec e-maila i powiedzieć, że doceniasz ich cierpliwość i zrozumienie:
“Jeszcze raz szczerze przepraszam za niedogodności. Skontaktuj się z naszym zespołem obsługi klienta w przypadku jakichkolwiek dalszych wątpliwości – nasi agenci zawsze są tutaj, aby pomóc.”
“Przekazałem Twoją opinię reszcie zespołu i mogę Ci zapewnić, że ten błąd nie powtórzy się w przyszłości. To powiedziawszy, jeśli mogę Ci w czymś jeszcze pomóc w tej chwili, zapraszam do kontaktu, a chętnie Ci pomogę.”
“Dziękuję jeszcze raz za Twoją cierpliwość i za zwrócenie uwagi na ten problem. W międzyczasie damy Ci [szczegóły Twojej oferty] jako dodatkowe przeprosiny. Jeśli są jakieś inne problemy, które należy rozwiązać, nie wahaj się się do nas odezwać.”
“Dziękuję za Twoją cierpliwość i zrozumienie. Bądź pewny, że robimy wszystko, co w naszej mocy, aby to się nie powtórzyło. Jeśli masz jakieś dalsze pytania lub napotkasz inny problem, daj mi znać, chętnie Ci pomogę.”
“Jeszcze raz zaakceptuj nasze przeprosiny. Szczerze doceniamy Twoje zrozumienie w tej sprawie. Zapraszam do kontaktu ze mną w przypadku jakichkolwiek pytań – jestem zaledwie e-mail daleko!”
Podsumowanie
Koniec e-maila to zwykle tylko uwaga zamykająca lub krótkie zdanie, po którym następuje Twój podpis, jednak znalezienie właściwych słów i właściwego tonu do zamknięcia wiadomości e-mail często wymaga dużo myślenia. Sposób, w jaki zakończyć e-mail, może faktycznie mieć ogromny wpływ na decyzję odbiorcy o odpowiedzi na Twój e-mail. Wiedza o tym, jak zakończyć profesjonalne e-maile, jest kluczem do efektywnej komunikacji biznesowej, pozostawienia czytelnikowi pozytywnego wrażenia i zwiększenia wskaźnika odpowiedzi na e-maile. Jeśli nie jesteś pewny, jak zakończyć swój następny e-mail biznesowy, powyższe przykłady zamknięć e-mail mogą się przydać.
