Poznaj wskazówki i szablony rozpoczynania profesjonalnych e-maili z odpowiednimi powitaniami i wstępami do różnych kontekstów biznesowych. Popraw pierwsze wrażenie i efektywność komunikacji dzięki przewodnikom i szablonom od LiveAgent.
Codziennie wysyłanych i odbieranych jest ponad 300 miliardów e-maili, co czyni e-mail niezbędnym środkiem komunikacji. Ustalenie, jak zacząć biznesowego e-maila w profesjonalny sposób – szczególnie gdy piszesz do osoby, której nie znasz – może być wyzwaniem zarówno dla marketerów, handlowców, jak i pracowników obsługi klienta.
W rzeczywistości to, jak zaczynasz e-maila, może zadecydować o tym, czy odbiorca natychmiast go zamknie (i usunie), czy jednak przeczyta dalej. Poniższy artykuł zawiera kilka wskazówek, jak rozpocząć e-maila oraz przedstawia najczęściej używane powitania i wstępy, które możesz zastosować w korespondencji biznesowej. Od e-maili przejściowych po wiadomości networkingowe — posiadanie odpowiedniego szablonu pod ręką może być prawdziwym wybawieniem. Jeśli potrzebujesz także szablonów zakończenia biznesowych e-maili — również znajdziesz je u nas.
Rozpocznij od odpowiedniego powitania, w zależności od tego, jak formalny powinien być e-mail. Zawsze uwzględnij imię odbiorcy (jeśli je znasz), aby wiadomość była bardziej osobista. Na koniec sprawdź, czy poprawnie wpisałeś imię adresata. Nasza profesjonalna wskazówka? Skopiuj i wklej imię tak, jak pojawia się ono w poprzednich e-mailach, podpisach lub na stronach internetowych, aby uniknąć literówek. Posiadanie różnych szablonów e-maili promocyjnych pod ręką może znacznie usprawnić i zwiększyć skuteczność Twoich działań marketingowych.
Pisząc do kogoś po raz pierwszy, przedstaw się i krótko opisz cel swojego e-maila. To zdanie może zadecydować, czy odbiorca przeczyta Twoją wiadomość, czy ją zignoruje, więc upewnij się, że Twój cel jest jasny i przekonujący.
Jeśli macie wspólnych znajomych, kolegów lub kontakty, warto o nich wspomnieć — zwiększa to szanse na odpowiedź. Przykładowo, możesz subtelnie ‘upuścić’ nazwisko: ‘Cześć [Imię], w miniony weekend spotkałem naszą wspólną znajomą Kasię (z [Firma]), która wspomniała, że potrzebujesz nowego narzędzia help desk, bo obecny dostawca już się nie sprawdza…"
Jeśli dawno nie pisałeś do odbiorcy lub macie bardziej swobodną relację, warto dodać krótką, pozytywną notkę, np. “Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko dobrze.” To może nadać odpowiedni ton całej wiadomości.
Alternatywnie, jeśli odbiorca dzielił się ostatnio jakimiś aktualizacjami na LinkedIn lub innych mediach społecznościowych, możesz pogratulować mu najnowszych osiągnięć (zarówno prywatnych, jak i zawodowych). Możesz napisać np. “Gratulacje z okazji awansu” albo “Gratulacje, miło widzieć, że [Firma odbiorcy] zdobyła tak ważnego klienta jak [Firma].”
W zależności od kontekstu możesz dodać krótką frazę z podziękowaniem. Na przykład, jeśli potencjalny klient lub klient napisał do Ciebie z zapytaniem, “Dziękuję za kontakt” lub “Dziękujemy za skontaktowanie się z [Firma]” to pozycja obowiązkowa. Warto jednak, aby podziękowanie było spersonalizowane, bo standardowe formułki (jak powyżej) mogą wydawać się zbyt chłodne i oficjalne.
Wystarczy dodać imię przed podziękowaniem, by wiadomość była cieplejsza i bardziej zapraszająca. Przykład: “Emilio, bardzo dziękujemy za kontakt z [Firma] i za zgłoszenie tej sprawy. Masz całkowitą rację…”
“Cześć [Imię]” to prawdopodobnie najczęściej używane i najpopularniejsze powitanie w biznesowej korespondencji e-mailowej. Ten zwrot poleca się do komunikacji półformalnej i nieformalnej. Jeśli chcesz być nieco bardziej oficjalny, “Cześć” możesz zastąpić zwrotem “Dzień dobry.”
“Szanowny/a [Imię]” również sprawdzi się zarówno w formalnej, jak i nieformalnej komunikacji. Dla wygody przygotowaliśmy całą listę innych uniwersalnych powitań, które możesz wybrać na początek swojego profesjonalnego e-maila. Sprawdź je:
Gdy piszesz do jednej lub dwóch osób:
Gdy piszesz do trzech lub więcej osób:
Gdy nie znasz nazwiska odbiorcy:
Po powitaniu możesz dodać krótkie zdanie wprowadzające, by rozpocząć e-maila. Jednak najlepiej unikać takich zwrotów, gdy piszesz oficjalnego e-maila lub wysyłasz tzw. cold mail do potencjalnego klienta — mogą zabrzmieć zbyt przyjaźnie. Uważaj też na ton, np. w liście z przeprosinami od firmy. Oto najpopularniejsze przykłady otwarć e-maili:
Nie wiesz, jak zacząć maila przypominającego? Wybierz jeden z poniższych zwrotów, które pomogą przełamać lody:
Odpowiadając klientowi lub potencjalnemu klientowi, często warto zacząć od krótkiego ‘Dziękuję’. Jeśli nie wiesz, jak wpleść podziękowanie lub szukasz inspiracji, sprawdź nasze propozycje:
Pisząc cold mail do potencjalnego klienta, pierwszy akapit zadecyduje, czy odbiorca uzna Twoją wiadomość za wartą uwagi, dlatego warto wywrzeć dobre pierwsze wrażenie i się wyróżnić. Oto przykłady, co możesz zawrzeć w akapicie wstępnym:
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź szablony zimnych maili sprzedażowych.
Pisanie follow-upów do potencjalnych klientów, zwłaszcza gdy nie odpowiedzieli na wcześniejsze wiadomości, może być trudne. W takich sytuacjach wypróbuj jedną z poniższych skutecznych fraz otwierających — mogą się przydać!
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź szablony follow-upów sprzedażowych.
Za każdym razem, gdy ktoś kupi Twój produkt lub zapisze się na usługę, warto mu podziękować lub powitać go w ‘rodzinie’, by relacja zaczęła się jak najlepiej. Najlepiej zrobić to, wysyłając e-mail powitalny z podziękowaniem, krótkim przedstawieniem oraz przydatnymi informacjami.
Zobacz także więcej szablonów e-maili po zakupie i powitalnych.
Prawie każdy e-mail dotyczący obsługi klienta powinien zaczynać się od podziękowania, niezależnie czy odpowiadasz na proste zapytanie, czy na reklamację. Oto przykłady, jak może to wyglądać:
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź szablony obsługi klienta.
Odpowiadając rozgniewanemu lub niezadowolonemu klientowi, wykaż empatię i wyślij przepraszającego maila w imieniu firmy. Oto przykłady, jak to zrobić:
Początek biznesowego e-maila (powitanie, pierwsze zdanie i wstęp) to pierwsza rzecz, jaką zobaczy odbiorca po otwarciu wiadomości. Rozpoczynając e-mail w profesjonalny sposób, masz większą szansę wywrzeć na nim pozytywne wrażenie. Powitanie i pierwsze zdania, które wybierzesz na początek profesjonalnego e-maila, powinny zależeć od Twojego odbiorcy i kontekstu komunikacji. Wykorzystaj powyższe przykłady powitań i zwrotów na rozpoczęcie e-maila jako inspirację, gdy nie wiesz, jak zacząć kolejną wiadomość do klienta lub potencjalnego kontrahenta.
Pamiętaj, aby sprawdzić e-mail pod kątem błędów ortograficznych lub gramatycznych i zawsze upewnij się, że poprawnie wpisałeś imię adresata. Ostatnia wskazówka — pisz krótko i na temat, bo nikt nie chce czytać długich maili. Przechodź do sedna z właściwym tonem, a sukces masz gwarantowany.
'Cześć [ksywka]' oraz 'Hej [Imię]!' są zbyt nieformalne i należy ich używać tylko wtedy, gdy już wcześniej wymienialiście się e-mailami i macie dobrą relację z odbiorcą. Z kolei 'Szanowni Państwo' oraz 'Szanowny Panie/Pani' są uważane za zbyt oficjalne i nieco przestarzałe, dlatego należy ich używać tylko w komunikacji oficjalnej lub gdy nie znasz dokładnych nazwisk osób, do których piszesz.
Rozpoczynając e-mail w profesjonalny sposób, zwiększasz szansę na wywarcie pozytywnego pierwszego wrażenia na odbiorcy. Kiedy piszesz do kogoś po raz pierwszy, to wrażenie jest kluczowe, ponieważ może zachęcić adresata nie tylko do przeczytania Twojej wiadomości, ale także do odpowiedzi na nią.
Rozpoczęcie e-maila w nieformalny, spersonalizowany sposób jest zwykle bardziej angażujące, jednak zbyt swobodny i luźny styl może zniechęcić odbiorcę. Jeśli nie jesteś pewien, jaki ton przyjąć, najbezpieczniej być nieco bardziej formalnym, niż zbyt swobodnym i przyjacielskim. W razie potrzeby zawsze możesz dostosować ton na podstawie odpowiedzi otrzymanej od adresata.
Zwracaj uwagę na ton i formalność podczas rozpoczynania e-maila. Używaj uprzejmych powitań, takich jak 'Szanowny/a [Imię]', aby nadać wiadomości grzeczny ton. Możesz także dodać krótkie uprzejmości typu 'Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku', aby stworzyć przyjazną atmosferę. Takie gesty wpływają na uprzejmy początek e-maila.
LiveAgent to najczęściej recenzowane i #1 oprogramowanie helpdesk dla małych i średnich firm. Wypróbuj już dziś z naszym 30-dniowym, bezpłatnym okresem próbnym. Nie wymaga karty kredytowej.
Dowiedz się, jak napisać efektywny profesjonalny e-mail wprowadzający z poradami dotyczącymi linii tematu, tekstu głównego i typowych błędów do uniknięcia. Odkr...
Dowiedz się, jak efektywnie zakończyć e-maile biznesowe dzięki poradom i szablonom. Dołącz gładką linię zamknięcia, profesjonalny podpis i informacje kontaktowe...
Rozwijaj swoje umiejętności nawiązywania kontaktów dzięki szablonom e-maili LiveAgent i poradom. Dowiedz się, jak tworzyć atrakcyjne wiersze tematyczne i wiadom...
Dołącz do naszej społeczności zadowolonych klientów i zapewnij doskonałą obsługę klienta z LiveAgent.
