Szablony Help Desk
Zwiększ efektywność obsługi klienta dzięki bezpłatnym szablonom help desk LiveAgent. Skróć czas odpowiedzi i zwiększ zadowolenie klientów, używając wiadomości g...
6 min czytania
LiveAgent
Help Desk
+2
Wyjeżdżasz na wakacje i potrzebujesz ustawić wiadomość poza biurem? A może po prostu bierzesz dzień wolny i nie chcesz być nękany pracą. W każdym razie dobry szablon poza biurem pomoże ci wykonać zadanie.
Takie szablony są zwykle proste i łatwe w użyciu, pozwalając ci dostosować wiadomość w dowolny sposób. Dzisiaj pokażemy ci kilka różnych szablonów poza biurem, które możesz użyć do automatycznych odpowiedzi na urlop.
Dlaczego powinieneś używać szablonu poza biurem
Większość ludzi korzysta z narzędzi do zarządzania e-mailem, takich jak odpowiedzi szablonów poza biurem, gdy są z dala od swojej poczty przez dłuższy czas – na przykład na urlopie lub po prostu biorą dzień wolny. Możesz ustawić automatyczną odpowiedź informującą ludzi, że nie będziesz sprawdzać swojej skrzynki odbiorczej i wkrótce wrócisz. W ten sposób nie będą oczekiwać odpowiedzi od ciebie od razu i możesz cieszyć się swoim czasem wolnym bez martwienia się o pracę.
Ale są też inne czasy, kiedy możesz chcieć użyć odpowiedzi szablonu. Jeśli wiesz, że będziesz zajęty i nie będziesz w stanie sprawdzać e-maila tak często jak zwykle, wiadomość poza biurem informuje ludzi, że możesz nie być w stanie odpowiedzieć natychmiast. Mogą wtedy zdecydować, czy czekać na odpowiedź, czy znaleźć inny sposób kontaktu z tobą.
Wiadomość poza biurem może również pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami ludzi, jeśli jesteś przytłoczony pracą i nie możesz odpowiedzieć na każdy e-mail od razu. Poinformowanie ludzi, że jesteś zajęty, ale odpowiesz im jak najszybciej, może pomóc w uniknięciu frustracji po obu stronach.
Jak zatytułować szablon e-mail poza biurem
Utrzymuj to raczej krótkie i na temat – Poza biurem, Automatyczna odpowiedź na urlop lub Nieobecny to wszystkie dobre opcje. W wierszu tematu warto również podać, kiedy wrócisz, aby ludzie wiedzieli, jak długo będą musieli czekać na odpowiedź.
Na przykład ‘Poza biurem do 15 stycznia’ byłoby dobre. Pomaga to również w filtrowaniu, jeśli masz system wiadomości e-mail, który to potrafi, ale przede wszystkim informuje innych, kiedy spodziewać się odpowiedzi bez konieczności czytania treści e-maila. W ten sposób pokazujesz, że zależy ci na ich czasie.
Przykłady wiersza tematu e-mail poza biurem
- Poza biurem: [data]
- Poza biurem: [szczegóły urlopu]
- Poza biurem: [powód nieobecności]
- Na urlopie: [data] – [data]
- Wakacje: [data] – [data]
- OOO: dzień choroby
- Niedostępny: poza krajem
- W przypadku nagłego wypadku:
- Poza biurem w [data]
- Aktualnie na urlopie
- Jestem poza grą
- Wkrótce wrócę
- Na urlopie naukowym
- Wybieram się na trochę wypoczynku
Jak napisać szablon poza biurem
Przy pisaniu treści automatycznej odpowiedzi e-mail należy pamiętać o kilku rzeczach.
Po pierwsze, chcesz się upewnić, że jest jasne, że jesteś poza biurem i nie będziesz w stanie odpowiedzieć na e-maile od razu. Jeśli będziesz od czasu do czasu sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą, daj ludziom znać, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Jeśli nie jesteś pewny, lepiej uniknąć tej części niż mieć ludzi czekających na odpowiedź, która może nie przyjść.
Po drugie, w przypadku nagłego wypadku, możesz zostawić swój prywatny numer telefonu. Pamiętaj jednak, aby zaznaczyć, że możesz nie być w stanie odebrać od razu i poproś ludzi, aby kontaktowali się z tobą w ten sposób tylko w przypadku niezwykle pilnych spraw.
Warto również podać, z kim mogą się skontaktować w twojej nieobecności, a także wszelkie istotne informacje, które mogą być im potrzebne (takie jak terminy lub aktualizacje projektów). I oczywiście nie zapomnij powiedzieć, kiedy wrócisz. Utrzymuj to krótkie i słodkie – nikt nie chce czytać powieści, gdy próbuje się z tobą skontaktować.
Na koniec, ale nie mniej ważne – i to jest opcjonalne – możesz dołączyć krótką wiadomość informującą ludzi, co robić w twojej nieobecności. Na przykład, gdzie mogliby znaleźć informacje, które mogą być im potrzebne, jeśli nie będziesz w stanie ich dostarczyć.
Co uwzględnić w szablonie e-mail poza biurem
- Twoje imię i nazwisko
- Daty, kiedy będziesz nieobecny, lub datę powrotu
- Krótką wiadomość informującą ludzi, że jesteś poza biurem lub że wkrótce wrócisz
- Kto się z tobą skontaktuje w twojej nieobecności (jeśli dotyczy)
- Kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi od ciebie (jeśli będziesz sprawdzać swoją skrzynkę odbiorczą na urlopie)
- Alternatywne sposoby kontaktu z tobą
Przykłady i szablony e-mail poza biurem
Formalne szablony poza biurem
Temat: Poza biurem
Jestem aktualnie poza biurem i wrócę 15 stycznia. Będę sprawdzać e-mail okresowo, ale jeśli potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi, skontaktuj się zamiast tego z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail]. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Szablon poza biurem
Cześć, jestem aktualnie poza biurem i wrócę [data]. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] lub zadzwoń na mój telefon komórkowy [numer telefonu], jednak pamiętaj, że mogę nie być w stanie odpowiedzieć natychmiast. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem [data od-data do]
Cześć, jestem OOO bez dostępu do e-maila od [data od] do [data do]. W przypadku pilnych spraw w tym czasie skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] lub zadzwoń na mój telefon komórkowy [numer telefonu]. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem – Wakacje
Cześć, będę poza biurem od [data od] do [data do] i będę miał ograniczony dostęp do e-maila. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy w tym czasie, spróbuj skontaktować się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] zamiast ze mną, lub w przypadku pilnych spraw możesz spróbować zadzwonić do mnie na [numer telefonu]. Najlepsze życzenia, [Twoje imię i nazwisko]
Temat: Wakacje [data]
Cześć, jestem aktualnie poza biurem i cieszę się dobrze zasłużonym czasem wolnym. Wrócę [data], i nie będę miał dostępu do e-maila do tego czasu. W przypadku pilnych spraw w tym czasie, skontaktuj się alternatywnie z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail], który został powiadomiony, aby spodziewać się dodatkowej korespondencji w mojej nieobecności. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Niedostępny: Poza krajem [data]
Cześć, będę poza krajem od [data od]-[data do]. Będę miał ograniczony dostęp do e-maila w tym czasie. W przypadku pilnych spraw skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] zamiast ze mną. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Na urlopie naukowym [data]
Cześć, jestem aktualnie na urlopie naukowym i będę poza biurem do [data]. Nie będę miał dostępu do e-maila w tym czasie. Jeśli pojawi się nagły wypadek, [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] będzie dostępny w tym czasie. Do zobaczenia wkrótce,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Zwolnienie lekarskie [data]
Cześć, jestem poza biurem i na zwolnieniu lekarskim do [data]. W tym czasie nie będę w stanie sprawdzać e-maila. W przypadku nagłego wypadku skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail]. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem: Konferencja [data]
Cześć, jestem poza biurem, aby uczestniczyć w konferencji od [data]. Będę odpowiadać na e-maile, gdy będę miał dostęp, ale aby uzyskać szybszą odpowiedź, skontaktuj się ze mną pod numerem [numer telefonu], jeśli pojawi się pilna sprawa. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem: Wyjazd firmowy [data]
Cześć, jestem poza biurem na wyjeździe firmowym od [data]. W tym czasie będę miał ograniczony dostęp do e-maila. W przypadku nagłego wypadku skontaktuj się z [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] lub zadzwoń na główną linię biura pod numerem [numer telefonu]. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem [Data]
Cześć, będę poza biurem przez następne [X] dni. W mojej nieobecności skontaktuj się z [Imię i nazwisko], który będzie więcej niż szczęśliwy, aby pomóc w przypadku jakichkolwiek pytań. Dziękuję za zrozumienie. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: OOO [data]
Cześć, dziękuję za wiadomość. Jestem aktualnie poza biurem i wrócę najpóźniej [Data]. Przepraszam za niedogodności i uprzejmie proszę, aby wysłać e-mail do mojego kolegi, [Imię i nazwisko], pod adresem [adres e-mail] w międzyczasie. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Nieformalne szablony poza biurem
Temat: Poza biurem
Cześć, jestem aktualnie poza biurem, popijając koktajle na plaży gdzieś. Wrócę [data] i będę miał ograniczony dostęp do e-maila do tego czasu. Mój kolega [Imię i nazwisko] będzie obsługiwać moje e-maile w mojej nieobecności, więc skontaktuj się z [nim/nią/nimi] pod adresem [adres e-mail] w przypadku pilnych spraw. Dziękuję i miłego dnia.
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Biorę przerwę do [data]
Cześć, przepraszam, że mnie nie było. Jestem poza biurem do [data]. Jednak będę robić okresowe przerwy od binge-watchingu wszystkiego, co przegapiłem, aby od czasu do czasu sprawdzić mój e-mail, gdy będę poza biurem. Jeśli ta sprawa nie jest pilna, możesz być pewny, że odpowiem, gdy wrócę z tej przerwy. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem [data]
Cześć, jestem poza biurem od [data od] do [data do]. Będę dostępny na moim telefonie komórkowym pod numerem [numer telefonu], ale w przypadku pilnych spraw skontaktuj się zamiast tego z [Imię i nazwisko]. Do zobaczenia wkrótce,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Jestem (wreszcie) na wakacjach
Cześć, jestem poza biurem i na wakacjach od [data początkowa] do [data końcowa]. Nie będę miał dostępu do e-maila w tym czasie, ale jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z moim kolegą [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail]. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko] P.S. Nie mogę się doczekać tej przerwy. 🎉
P.P.S. Jeśli musisz się ze mną skontaktować pilnie, zadzwoń na mój telefon komórkowy pod numerem [numer telefonu].
Temat: Jestem poza grą [data]
Cześć,
Będę poza biurem od [data początkowa] do [data końcowa]. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [imię i nazwisko kolegi] pod adresem [e-mail kolegi]. W przeciwnym razie odpowiem na twoją wiadomość po moim powrocie. Miłego dnia. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Przepraszam, jestem OOO [data]
Cześć [Imię i nazwisko], jestem poza biurem w tym tygodniu, ale jeśli potrzebujesz czegoś pilnie, możesz się skontaktować z moim kolegą [Imię i nazwisko]. Dziękuję,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Poza biurem od [Data] do [Data]
Cześć. Jestem aktualnie poza biurem i wrócę [Data]. W międzyczasie, jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z [imię lub dział]. Pozdrawiam,
[Twoje imię i nazwisko]
Temat: Na plaży [data]
Cześć. Jestem aktualnie poza biurem i cieszę się dobrze zasłużonym czasem wolnym na plaży. Wrócę do biura [Data] i będę szczęśliwy, aby odpowiedzieć na twój e-mail wtedy. Jeśli potrzebujesz pomocy, gdy mnie nie będzie, skontaktuj się z moim kolegą [Imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail]. Dziękuję.
[Twoje imię i nazwisko]
Najlepsze praktyki dla szablonów poza biurem
Utrzymuj to krótkie
Pisząc wiadomość poza biurem, ważne jest, aby utrzymać ją krótką i słodką. Nie ma potrzeby wchodzić w szczegóły dotyczące tego, kim jesteś lub co robisz. Po prostu podaj niezbędne informacje, aby twoi koledzy wiedzieli, jak się z tobą skontaktować w przypadku nagłego wypadku.
Użyj właściwego tonu głosu
Twoja wiadomość poza biurem jest odzwierciedleniem kultury i wartości twojej firmy, dlatego ważne jest, aby użyć właściwego tonu głosu. Jeśli nie jesteś pewny, jaki ton użyć, bądź po stronie profesjonalizmu.
Nie chcesz brzmieć zbyt niedbale lub nieprofesjonalnie, ponieważ może to odbić się negatywnie na twojej firmie. Jeśli twoja firma ma własną książkę marki i ton głosu, użyj jej jako przewodnika przy pisaniu wiadomości poza biurem.
Jeśli używasz slangu lub żargonu, upewnij się, że wszyscy czytający twoją wiadomość go zrozumieją. To, co jest śmieszne dla ciebie, może nie być śmieszne dla odbiorców twojej automatycznej odpowiedzi, zwłaszcza jeśli nie pochodzą z tego samego kraju lub regionu.
Dodaj daty swojej nieobecności
Jeśli to możliwe, dodaj daty swojej nieobecności do wiadomości poza biurem. Pomoże to twoim kolegom, klientom i/lub partnerom biznesowym wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi od ciebie. Jeśli nie jesteś pewny, kiedy wrócisz, podaj zakres dat lub szacunek. W tym przypadku lepiej być ostrożnym i podać dłuższy okres czasu niż myślisz, że będziesz potrzebować.
Wspomni alternatywne formy kontaktu
W wiadomości poza biurem upewnij się, że wspominasz alternatywne formy kontaktu w przypadku nagłego wypadku. Może to być adres e-mail kolegi, numer telefonu, a nawet adres fizyczny. Jeśli czujesz się komfortowo dzieląc się swoimi danymi osobistymi, możesz również dołączyć swój numer telefonu komórkowego lub uchwyty mediów społecznościowych.
Pamiętaj tylko, że im więcej informacji dołączysz, tym bardziej prawdopodobne jest, że ktoś się z tobą skontaktuje, gdy będziesz poza biurem. W związku z tym powinieneś dołączyć alternatywne formy kontaktu tylko wtedy, gdy czujesz się komfortowo z kontaktem w czasie wolnego.
Jeśli zdecydujesz się udostępnić dane kontaktowe swoich kolegów, upewnij się, że wiedzą o tym i zgadzają się być punktem kontaktu, zanim dodasz ich informacje do wiadomości poza biurem.
Nie wchodź zbyt głęboko ani zbyt szczegółowo
Pisząc wiadomość poza biurem, oprzeć się pokusie, aby wchodzić zbyt głęboko lub być zbyt szczegółowym. To nie jest czas, aby dzielić się swoją historią życia lub najnowszymi zdjęciami z wakacji. Przejdź od razu do sedna, aby twoi koledzy mogli wrócić do pracy z minimalnym przerwaniem, a twoi partnerzy biznesowi mogli znaleźć potrzebne informacje bez przeszukiwania powieści.
Skonfiguruj wewnętrzny i zewnętrzny szablon OOO
Jeśli często masz wiadomości poza biurem, skonfiguruj wewnętrzny i zewnętrzny szablon OOO, aby zaoszczędzić czas. W ten sposób wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić puste pola swoimi konkretnymi informacjami za każdym razem, gdy musisz odejść od biurka.
Wewnętrzna wiadomość poza biurem jest wysyłana do osób w twojej firmie, podczas gdy zewnętrzna jest wysyłana do tych spoza niej. Główna różnica między nimi polega na tym, że wewnętrzna wiadomość OOO nie musi być tak formalna jak zewnętrzna.
Podsumowanie
Wiadomości automatyczne odpowiedzi są koniecznym złem, gdy musisz poświęcić trochę czasu poza pracą. Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, możesz napisać wiadomość poza biurem, która jest profesjonalna, informacyjna i pomocna dla wszystkich, którzy ją otrzymają. Mogą nawet bardziej docenić wiadomość poza biurem niż myślisz.
