Komunikacja e-mailowa rozpoczęła się w 1971 roku, gdy Ray Tomlinson wysłał pierwszy e-mail do siebie. Chociaż ta technologia ma już ponad 50 lat, codziennie wysyłane są miliardy e-maili. Czasami dziennie czytamy i wysyłamy więcej e-maili niż spotykamy prawdziwych ludzi. Niemniej jednak, w komunikacji e-mailowej popełniamy te same błędy, których powinniśmy unikać dla naszego dobra. Jak więc ulepszyć nasze e-maile?
Poniżej znajduje się 10 porad do efektywnej komunikacji e-mailowej:
1. Bądź jasny i zwięzły
Większość ludzi ma zbyt mało czasu w ciągu dnia, aby czytać i odpowiadać na e-maile. Treść e-maila powinna być informacyjna i bezpośrednia. Nawet jeśli używasz innych alternatyw dla e-maila, Twój odbiorca doceni krótkie i jasne wiadomości. Rozważ użycie punktów listy lub napisanie osobnego e-maila dla każdego tematu, który musisz omówić z kimś.
Pamiętaj: Długie e-maile wysysają życie z ludzi.
2. Bądź uprzejmy
Chyba że jesteś w dobrych stosunkach z kimś, unikaj nieformalnego języka, żargonu, slangu i nieodpowiednich skrótów. Pomyśl o tym, jak Twój e-mail “czuje się” emocjonalnie. Jeśli Twoje emocje mogą być źle zrozumiane, znajdź inny sposób, aby sformułować swoje słowa. Bądź przyjazny, szacunkowy i wdzięczny.
Chcesz wiedzieć, kiedy używać zwyczajnego, formalnego, poważnego lub przyjaznego tonu?
3. Używaj jasnego wiersza tematu
Na podstawie wiersza tematu ludzie decydują, czy otworzyć e-mail, czy nie. Wiele osób otrzymuje ogromną ilość e-maili, ważne jest opisanie tego, co czytnik znajdzie w środku. Skrzynka odbiorcza Twojego odbiorcy robi pierwsze czyszczenie dla nich. A wiadomości bez wiersza tematu są uważane za złe e-maile i dlatego są przekierowywane do spamu.
4. Zwróć uwagę na pisownię i gramatykę
To łatwy sposób, aby pokazać, że Ci zależy. Spróbuj przeczytać swoją wiadomość na głos, aby pomóc Ci złapać błędy gramatyczne lub niezręczne sformułowania, które w innym przypadku mogłbyś przegapić.
Zapisz się do newslettera
Najnowsze porady i oferty prosto do twojej skrzynki.
5. Pamiętaj, że e-mail nigdy nie jest prywatny
Twoja wiadomość mogła być przekazana innym osobom bez Twojej wiedzy. Jeśli Twoje informacje są wysoce poufne, upewnij się, że trafiają do właściwej osoby.
6. Umieść swój główny punkt na początku
Jeśli odpowiadasz na pytanie w e-mailu kogoś, umieść odpowiedź blisko początku. Większość ludzi nie lubi czytać długich akapitów, aby uzyskać główny punkt na końcu wiadomości.
7. Używaj klawisza ODPOWIEDŹ
Dołącz poprzednią wiadomość, gdy odpowiadasz na e-mail. Nie rozpoczynaj nowego e-maila. Ta praktyka oszczędza Twój czas i czas Twojego odbiorcy.
8. Bądź przyjazny dla środowiska
Unikaj drukowania e-maili, gdy tylko jest to możliwe. Będziesz w stanie lepiej zorganizować swoją komunikację i ponadto zaoszczędzić drzewa.
9. Unikaj KRZYKÓW
Nie używaj wielkich liter, to oznacza krzyczeć. Ponadto TRUDNIEJ CZYTAĆ wpisane litery, które są wszystkie tego samego rozmiaru, więc daj czytelnikom przerwę.
10. Dołącz swój podpis
Nie ukrywaj się za e-mailem i dołącz swoje imię. Zamknij swoją wiadomość słowami “Z poważaniem”, “, “Pozdrawiam”, " lub “Wszystkiego najlepszego”, " w zależności od sytuacji. Nie zapomnij napisać nazwy firmy pod swoim imieniem lub udostępnić swoją cyfrową wizytówkę.
Ostateczne myśli
Zdaj sobie sprawę, że po wysłaniu wiadomości niemożliwe jest jej wycofanie. Wysyłając złą wiadomość do kogoś, możesz uszkodzić i zniszczyć swoją biznes lub karierę. Zawsze dokładnie sprawdzaj swoją wiadomość i wiersz odbiorcy przed wysłaniem jakiegokolwiek e-maila. Dobrym pomysłem jest również utworzenie nowego konta e-mailowego dedykowanego do outreach’u i komunikacji z klientami.
