Kody dyspozycji połączenia są również znane jako tagi połączeń lub kody aktywności. Po zakończeniu połączenia agent jest proszony o przydzielenie prawidłowego kodu dyspozycji (kategorii dyspozycji), który najlepiej opisuje połączenie. Te kategorie mogą się różnić w zależności od używanego systemu oprogramowania. Większość narzędzi oprogramowania contact center pozwala na ustawienie niestandardowych kodów dyspozycji połączenia, a także dołączenie wielu kodów do jednego połączenia.
Niektóre z najczęstszych przykładów kategorii dyspozycji połączenia to:
- Brak odpowiedzi – Połączenie pozostało bez odpowiedzi
- Sygnał zajętości – Linia była zajęta
- Porzucone w kolejce – Klient rozłączył się podczas oczekiwania
- Rozłączone – Połączenie zostało rozłączone
- Oddzwonienie – Klient poprosił o oddzwonienie
- Wiadomość na poczcie głosowej – Wiadomość została pozostawiona na poczcie głosowej
- Zainteresowany – Klient wykazał zainteresowanie
- Niezainteresowany – Klient nie wykazał zainteresowania
- Demo zarezerwowane – Spotkanie demonstracyjne zostało zaplanowane
- Spotkanie zaplanowane – Spotkanie zostało zaplanowane
- Transakcja zamknięta – Sprzedaż została sfinalizowana
- Wymaga działania następczego – Potrzebne jest działanie następcze
- Nie kontaktować – Klient poprosił, aby nie być kontaktowanym
- Nieprawidłowy numer – Wybrano zły numer
Jak działa dyspozycja połączenia?
Na przykład potencjalny klient wykazuje zainteresowanie zakupem lub uzyskaniem więcej informacji o produkcie firmy podczas zimnego połączenia. Przedstawiciel sprzedaży oznacza go jako “zainteresowany”, wybierając odpowiednią kategorię z listy dostępnych opcji w menu rozwijającym.
Możesz nawet ustawić niektóre zautomatyzowane działania następcze, takie jak wysłanie zaproszeń na demo, wiadomości podziękowania lub wiadomości następczej, lub kampanię drip. Alternatywnie, jeśli potencjalny klient nie wykazuje żadnego zainteresowania, agent oznacza go jako “niezainteresowany”. System CRM może następnie przenieść go na listę “nie kontaktować” na określony czas, aż będzie rozsądne ponowne podejście do tego potencjalnego klienta przez zespół sprzedażowy.
Dlaczego dyspozycja połączenia jest ważna?
Oszczędzanie czasu agentów
Eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania notatek po każdym połączeniu, a zatem pozwala na efektywne zarządzanie contact center. Korzystając ze standardowych kodów dyspozycji, agenci mogą szybko kategoryzować połączenia bez spędzania czasu na pisaniu szczegółowych notatek.
Mniej miejsca na błędy człowieka
Dane dyspozycji połączenia są standaryzowane i zautomatyzowane, a zatem skutkują większą dokładnością danych. Zapewnia to spójne śledzenie i raportowanie w całym zespole.
Zgodność z DNC
Oznaczając nieudane połączenia, agenci mogą łatwo zidentyfikować nieproduktywne numery według typu dyspozycji i zoptymalizować listy połączeń. Pomaga to utrzymać zgodność z przepisami Do Not Call i zapobiega niepotrzebnym próbom kontaktu.
Wgląd
Śledząc wyniki połączeń i analizując metryki dyspozycji, kierownicy sprzedaży mogą wykorzystać tę cenną inteligencję do optymalizacji procesu sprzedaży. Zrozumienie, które kody dyspozycji pojawiają się najczęściej, pomaga zidentyfikować trendy i obszary do poprawy.
Zadowolenie klienta
Kierownicy call center uzyskują lepszy wgląd w cele klientów i zachowania klientów, co pozwala na dostarczanie wyższych poziomów obsługi klienta. To zrozumienie pomaga tworzyć bardziej ukierunkowane i spersonalizowane interakcje.
Kluczowe korzyści z dyspozycji połączenia
Usprawniony proces działań następczych – Kody dyspozycji ułatwiają zidentyfikowanie, którzy klienci potrzebują działań następczych i jaki typ działania następczego jest odpowiedni.
Lepsza efektywność kampanii – Analizując dane dyspozycji, zespoły mogą udoskonalić swoje strategie telefoniczne i skupić się na najbardziej produktywnych podejściach.
Lepsza alokacja zasobów – Zrozumienie wyników połączeń pomaga kierownikom bardziej efektywnie alokować agentów i zasoby.
Ulepszone raportowanie – Dane dyspozycji dostarczają cennych metryk dla raportów wydajności i śledzenia KPI.
Zwiększona produktywność – Agenci spędzają mniej czasu na zadaniach administracyjnych i więcej czasu na produktywne interakcje z klientami.