Lista kontrolna pracy zdalnej

Wyraźnie ustal czas, w którym pracownicy powinni pracować.

Dlaczego określenie godzin pracy jest ważne?

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni o tym wiedzieć. Jeśli ludzie nie są świadomi swoich godzin pracy, może to prowadzić do problemów z produktywnością i wydajnością.

Jak określić godziny pracy?

Zapytaj pracowników, jaki czas jest dla nich najwygodniejszy do pracy. Zdecyduj, co jest najlepsze dla Twojego zespołu, czy to dokładne godziny pracy, czy elastyczne harmonogramy.

Które narzędzia pomagają określić godziny pracy?

Narzędzia do zarządzania czasem, takie jak Trello lub Toggl itp.

Upewnij się, że Twoi pracownicy rozumieją swoje obowiązki. Upewnij się, że nie mikrozarządzasz, ponieważ prowadzi to tylko do frustracji i niższej produktywności.

Dlaczego ustalanie jasnych obowiązków i oczekiwań jest ważne?

Im wyraźniej wszyscy rozumieją swoje obowiązki i oczekiwania, tym bardziej produktywne będzie miejsce pracy. Pracodawcy będą mogli pociągać pracowników do odpowiedzialności za ich działania, podczas gdy pracownicy będą czuć, że mają głos.

Jak ustalić jasne obowiązki i oczekiwania?

Przygotuj opisy stanowisk, które opisują obowiązki każdego stanowiska, i upewnij się, że aktualizujesz je w razie potrzeby. Poinformuj personel, jeśli pojawią się jakiekolwiek potencjalne zmiany.

Które narzędzia użyć w tym kroku?

Narzędzia do współpracy, takie jak Trello, Asana lub Basecamp, tworzą określone zadania dla pracowników i śledzą ich postęp, lub możesz również rozważyć wdrożenie aplikacji Checklist.

Ustanów jasną politykę pracy zdalnej dotyczącą świąt, przerw, urlopów i dni chorobowych.

Dlaczego decydowanie o urlopach jest ważne?

Pracodawcy muszą radzić sobie z nieobecnościami, aby praca mogła się toczyć, podczas gdy pracownicy muszą wiedzieć, co jest akceptowalne w kwestii brania wolnych dni.

Jak zdecydować o urlopach?

Najlepiej jest pozwolić na co najmniej kilka dni wolnych, niektóre płatne, a inne bezpłatne, w zależności od konkretnej polityki dla każdego pracownika. Niektórzy pracodawcy pozwalają nawet na nieograniczone urlopy, ale zwykle wymaga to zaufania obu stron i zaangażowania w odpowiedzialną pracę bez nadzoru. Poproś personel, aby prosił o dni wolne jak najwcześniej.

Które narzędzia użyć do decydowania o urlopach?

Użyj Google Docs lub Sheets, aby utworzyć plik, w którym wszyscy mogą prosić o dni, które chcą mieć wolne, dodawać notatki i widzieć wszelkie zmiany w czasie rzeczywistym.

Zaplanuj, jak często, gdzie i kiedy powinny się odbywać spotkania.

Dlaczego planowanie spotkań z wyprzedzeniem jest ważne?

Spotkania powinny być praktyczne i wydajne, jeśli będziesz je regularnie organizować. W ten sposób wszyscy mogą skupić się na zadaniu bez marnowania czasu.

Jak zaplanować spotkania z wyprzedzeniem?

Powinieneś ustawić regularne spotkanie do aktualizacji zespołu. Na przykład każdy piątek rano lub środę po południu. Możesz również zaplanować spotkania ad-hoc, gdy coś musi być omówione natychmiast.

Które narzędzia pomagają w planowaniu spotkań z wyprzedzeniem?

Slack, LiveWebinar, Zoom lub Google Hangouts to wszystkie świetne narzędzia do komunikacji wideo.

Komunikacja jest kluczowa dla każdego zespołu zdalnego. Ustanów wytyczne komunikacji i upewnij się, że wszyscy je przestrzegają.

Dlaczego usprawnianie komunikacji jest ważne?

Rzeczy mogą szybko stać się chaotyczne, jeśli nie masz planu komunikacji. Aby wszystkich informować, konieczne jest ustanowienie sposobu, w jaki ludzie mogą komunikować się efektywnie i szybko.

Jak usprawnić komunikację?

Ważne jest posiadanie sposobu śledzenia postępu projektów, aby móc określić, czy ktoś zaostaje. Ponadto przydatne jest zobaczenie, co zespół robi dzień po dniu.

Aby usprawnić komunikację z klientami, wykorzystaj oprogramowanie do obsługi biletów, takie jak LiveAgent. Twoje e-maile, czaty, rozmowy, wzmianki w mediach społecznościowych i wiadomości z innych kanałów trafią do jednej uniwersalnej skrzynki odbiorczej. To ułatwia komunikację i skutkuje wyższym poziomem zadowolenia klientów.

Które narzędzia usprawnić komunikację?

• Komunikacja zespołowa – narzędzia takie jak Asana lub Basecamp są przydatne, ale tylko jeśli wszyscy je konsekwentnie używają.
• Komunikacja z klientami – kompleksowe oprogramowanie help desk, takie jak LiveAgent (jest bezpłatne do wypróbowania!).

Aby wszyscy byli na tej samej stronie i poruszali się w tym samym kierunku, każdy zespół potrzebuje zestawu wspólnych wartości i celów.

Dlaczego dbanie o kulturę firmy jest ważne?

Wytyczne firmy pomogą przyciągnąć przyszłych pracowników, ale są również niezbędne dla zatrzymania pracowników. Pracownicy, którzy czują się częścią zespołu i których wartości są zgodne z wartościami organizacji, są bardziej skłonni pozostać w firmie.

Jak zadbać o kulturę firmy?

Utwórz listę wartości podstawowych i upewnij się, że wszyscy je rozumieją. Ponadto podręcznik firmy może zawierać oczekiwania i zasady firmy.

Które narzędzia pomagają zadbać o kulturę firmy?

Możesz utworzyć dokument Google Docs lub stworzyć krótkie wideo/prezentację na temat wartości podstawowych Twojej firmy.

Sprawdź, czy Twoi pracownicy mają produktywne środowiska pracy, zanim zacznę pracować zdalnie.

Dlaczego sprawdzanie środowiska pracy zdalnej pracowników jest ważne?

Nie wszyscy mają idealne warunki do pracy z domu. Jeśli chcesz, aby Twój personel skupił się na swojej pracy, muszą mieć zasoby i narzędzia, których potrzebują.

Jak sprawdzić środowisko pracy zdalnej swoich pracowników?

Jeśli to możliwe, wynajmij fizyczne miejsce pracy w ich okolicy (np. przestrzeń coworkingową). Jeśli nie, spróbuj zapewnić im lepsze warunki pracy w domu, dostarczając sprzęt (krzesła, biurka itp.).

Które narzędzia użyć do sprawdzenia środowiska pracy zdalnej swoich pracowników?

Aby dowiedzieć się, czy komuś brakuje odpowiedniego środowiska pracy zdalnej, możesz przeprowadzić ankietę za pośrednictwem Google Forms.

Gdy Twój zespół zaczyna pracować zdalnie, ważne jest posiadanie planu onboardingu nowych pracowników.

Dlaczego planowanie onboardingu zdalnego jest ważne?

Jeśli nie masz planu onboardingu, może być trudno wprowadzić nowych pracowników na bieżąco.

Jak zaplanować onboarding zdalny?

Zaplanuj spotkania wideo i sesje szkoleniowe dla swoich pracowników, aby szybko zapoznali się z nowym systemem. Utwórz podręczniki dla każdego pracownika, aby mogli zapoznać się z wytycznymi firmy.

Które narzędzia użyć do planowania onboardingu zdalnego?

Możesz użyć LiveWebinar do sesji szkoleniowych online. Utwórz podręczniki w Google Docs/Sheets.

Aby być produktywnym, pracownicy zdalni potrzebują odpowiednich narzędzi, takich jak komputer ze wszystkimi zainstalowanymi programami.

Dlaczego upewnianie się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia, jest ważne?

Jeśli Twoi pracownicy zdalni nie mają odpowiednich urządzeń osobistych lub narzędzi, będzie dla nich trudno ukończyć swoją pracę.

Jak upewnić się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia?

Wyposażyć pracowników w odpowiednie narzędzia i urządzenia.

Które narzędzia użyć, aby upewnić się, że Twoi pracownicy mają wymagane urządzenia?

Możesz utworzyć listę wymagań pracy zdalnej w Google Docs/Sheets. Rozważ inwestycję w technologię, taką jak przechowywanie w chmurze (np. Dropbox) i udostępnianie plików (Google Drive).

Niezawodne połączenie internetowe jest konieczne dla pracowników zdalnych.

Dlaczego udzielanie dostępu do Internetu jest ważne?

Jeśli Internet pracownika przestanie działać nawet na kilka minut, może to mieć znaczące konsekwencje. Sprawdź, czy nie doświadczają żadnych trudności z połączeniem podczas pracy zdalnej.

Jak udzielić wszystkim dostępu do Internetu?

Okresowo sprawdzaj prędkość Internetu każdego. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, skontaktuj się z dostawcą usług i rozwiąż je jak najszybciej.

Które narzędzia użyć, aby udzielić wszystkim dostępu do Internetu?

Pingdom pozwala monitorować status połączenia internetowego z dowolnego miejsca na świecie.

Upewnij się, że Twoi pracownicy mają dostęp do wsparcia technicznego, jeśli coś nie działa prawidłowo.

Dlaczego zapewnianie wsparcia technicznego jest ważne?

Jeśli Twoi pracownicy zdalni nie mają dostępu do wsparcia technicznego, mogą się frustrować i postrzegać to jako przeszkodę, która uniemożliwia im wykonanie pracy.

Jak zapewnić wsparcie techniczne?

Zapewnij swoim pracownikom listę kontaktów wsparcia, w tym adres e-mail i numer telefonu itp.

Które narzędzia zapewnić wsparcie techniczne?

Możesz utworzyć dokument (np. w Google Docs) opisujący proces wsparcia technicznego i udzielić wszystkim w zespole dostępu do niego. Rozważ inwestycję w oprogramowanie, które zapewnia Twoim pracownikom dostęp do wsparcia 24 godziny na dobę.

Twoi pracownicy zdalni muszą rozumieć, jakie są ich obowiązki bezpieczeństwa.

Dlaczego ustalanie obowiązków bezpieczeństwa jest ważne?

Bezpieczeństwo Twoich pracowników powinno być zawsze priorytetem. Twój personel musi być świadomy zagrożeń związanych z pracą z domu i rozumieć zasady bezpieczeństwa firmy.

Jak ustalić obowiązki bezpieczeństwa?

Wyraźnie wyjaśnij im, co musi być objęte po ich stronie i na które elementy bezpieczeństwa powinni się skupić.

Które narzędzia użyć do ustalenia obowiązków bezpieczeństwa?

Geofencing pozwala śledzić lokalizację urządzenia pracownika i ustawiać granice, których nie mogą przekroczyć. Niemniej jednak ten krok jest niezbędny tylko wtedy, gdy Twoja firma przechowuje naprawdę wrażliwe dane, w przeciwnym razie powinieneś po prostu ufać swojemu personelowi – to się opłaca.

Utrzymuj regularne aktualizacje aplikacji i urządzeń Twojego zespołu.

Dlaczego dbanie o regularne aktualizacje jest ważne?

Jeśli Twoi pracownicy zdalni nie aktualizują swoich urządzeń, mogą stać się podatni na cyberataki. Sprawdź, czy wszyscy nadążają z regularnymi aktualizacjami i ich nie zaniedbują.

Jak zadbać o regularne aktualizacje?

Utwórz dokument zawierający listę niezbędnych aktualizacji, aby wszyscy mieli dostęp do tych informacji.

Które narzędzia pomagają zadbać o regularne aktualizacje?

Powinieneś rozważyć inwestycję w narzędzia takie jak Microsoft AutoUpdate (dla Windows) lub Mac OS X Update (dla urządzeń Apple), które pozwolą Ci automatycznie aktualizować całe oprogramowanie Twoich pracowników.

Musisz zidentyfikować obszary, w których Twoi pracownicy są najbardziej narażeni na problemy bezpieczeństwa.

Dlaczego identyfikowanie zagrożeń bezpieczeństwa jest ważne?

Jeśli wiesz, gdzie leżą niebezpieczeństwa, możesz podjąć kroki, które pomogą je złagodzić. Zidentyfikuj wszystkie potencjalne zagrożenia, zanim staną się problemem.

Jak zidentyfikować zagrożenia bezpieczeństwa?

Rozważ utworzenie mapy zagrożeń bezpieczeństwa, która opisuje obszary, w których Twoi pracownicy mogą napotkać niebezpieczeństwo.

Które narzędzia użyć do identyfikacji zagrożeń bezpieczeństwa?

Istnieją różne narzędzia, które identyfikują obszary zagrożeń bezpieczeństwa, w tym Geofencing, oprogramowanie do monitorowania mediów społecznościowych (takie jak Mediatoolkit) i Google Alerts.

W przypadku, gdy coś pójdzie nie tak, musisz zapewnić plan awaryjny i uczynić swoją przestrzeń roboczą bardziej bezpieczną.

Dlaczego pisanie planu awaryjnego jest ważne?

W przypadku awarii Twoi pracownicy zdalni mogą panikować i pogorszyć sytuację. Plan awaryjny może temu zapobiec.

Jak napisać plan awaryjny?

Utwórz dokument z listą rzeczy do zrobienia, która opisuje plan awaryjny krok po kroku.

Które narzędzia pomagają napisać plan awaryjny?

Te, które Twoi pracownicy używają najczęściej, będą tymi, które znają najlepiej i prawdopodobnie będą mogli obsługiwać najszybciej.

Jednym z największych problemów pracy zdalnej jest niemożność bezpośredniego komunikowania się z ludźmi. Ponieważ pracownicy zdalni mogą spędzać większość czasu w czterech ścianach, ich zdrowie psychiczne jest kluczowe.

Dlaczego dbanie o dobrostan swoich pracowników jest ważne?

Jeśli pracownik zaczyna borykać się z problemami zdrowia psychicznego, może to mieć ogromny wpływ na wydajność firmy.

Jak pomóc zadbać o dobrostan swoich pracowników?

Niezależnie od tego, czy dotyczy to pracy, czy nie, upewnij się, że wszyscy mają dostęp do pomocy, jeśli jej potrzebują.

Które narzędzia pomagają zadbać o dobrostan swoich pracowników?

Możesz przeprowadzić anonimową ankietę za pośrednictwem Google Forms lub SurveyNuts.

Zachęcaj swoich pracowników do nieoficjalnych rozmów z kolegami z pracy, nawet w celach niezwiązanych z pracą. Pomoże im to czuć się bardziej połączeni z zespołem i zapobiegnie uczuciu izolacji.

Dlaczego ułatwianie nieoficjalnych rozmów z kolegami z zespołu jest ważne?

Jeśli Twoi pracownicy zaczną czuć się jak w akwarium, może być dla nich trudno się skupić i wykonać swoją pracę.

Jak ułatwić nieformalne rozmowy z kolegami z zespołu?

Zwróć uwagę na każdą okazję do spotkań ‘zdalnych’, nie tylko tych dotyczących pracy, ale także na przykład do obchodzenia urodzin pracowników.

Które narzędzia pomagają ułatwić nieformalne rozmowy z kolegami z zespołu?

Każde narzędzie webinaru i wiadomości (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itp.) będzie tutaj działać.

Znacznie trudniej jest nauczyć się nowej umiejętności, gdy pracujesz zdalnie, niż w biurze. Zapewnij swoim pracownikom alternatywne opcje i zachęty do nauki nowych umiejętności, możliwości doskonalenia się. Pozwól im dostęp do technologii, która pomoże im robić wszystkie te rzeczy.

Dlaczego zapewnianie swoim pracownikom szkoleń jest ważne?

Pozwolenie swoim pracownikom na rozwój pomaga im postrzegać swoją pracę jako karierę, a nie tylko inną pracę. Zachęcaj ich do uczestnictwa w webinarach lub brania udziału w kursach związanych z ich zainteresowaniami zawodowymi.

Jak zapewnić swoim pracownikom opcje szkoleniowe?

Rozważ oferowanie różnych typów szkoleń, takich jak samouczki wideo, webinary lub e-booki. Możesz również wspierać swoich pracowników w ukończeniu kursów we własnym tempie.

Które narzędzia użyć, aby zapewnić swoim pracownikom opcje szkoleniowe?

Możesz użyć oprogramowania do konferencji wideo, takiego jak Skype lub Zoom, do prowadzenia szkolenia na żywo, lub platform takich jak Lynda.com i Coursera, aby oferować kursy online.