Czat na żywo dla instytucji edukacyjnych i pozarządowych

Nawiązywanie osobistych kontaktów jest jedną z podstaw działania organizacji edukacyjnych i pozarządowych. Opierają się one na zainteresowaniu, reputacji i wsparciu ze strony studentów, darczyńców lub interesariuszy.

Komunikacja cyfrowa otworzyła drzwi do nowych możliwości w zakresie wdrażania, planowania i pozyskiwania funduszy dla studentów.

Czat na żywo to idealne narzędzie dla każdej instytucji, która chce unowocześnić obsługę klienta i nawiązać trwałe relacje.

Czym jest czat na żywo?

Jeśli zastanawiasz się, czym dokładnie jest czat na żywo, możemy podzielić go na trzy podstawowe elementy, które tworzą jeden kompletny kanał komunikacji.

• Oprogramowanie do czatu na żywo
• Narzędzie do czatu na żywo
• Wsparcie czatu na żywo

Oprogramowanie do czatu na żywo jest częścią złożonego, wielokanałowego oprogramowania pomocy technicznej , które obejmuje obsługę zgłoszeń, call center, sieci społecznościowe, baza wiedzy, portal klienta i wiele innych.

Oprogramowanie do czatu na żywo oferuje wiele funkcji do wykorzystania przez obsługę klienta, dając im przewagę nad innymi kanałami komunikacji podczas obsługi zapytań online.

Narzędzie czatu na żywo to oparte na przeglądarce okno wiadomości, które jest aktywowane po kliknięciu widżet czatu, znany również jako przycisk czatu . Jest to w pełni konfigurowalna i przyjazna dla użytkownika funkcja, którą można łatwo zintegrować z Twoją witryną.

Wstępnie zaprojektowaną pozycję stylu, animację itp. każdego przycisku można znaleźć w galerii przycisków czatu lub stworzyć całkowicie od podstaw przez implementację własnego kodu.

Umieść przycisk czatu na swoich stronach docelowych, takich jak Rejestracja, FAQ lub Darowizny, i zobacz pozytywne wyniki.

Obsługa czatu na żywo to usługa, którą organizacja udostępnia zewnętrznie lub wewnętrznie swoim pracownikom. Jest to najszybszy sposób na rozwiązanie wszystkich użytkowników witryny internetowej, którzy tego wymagają, ponieważ każda sesja jest prowadzona w czasie rzeczywistym z czatem, a nie z chatbotem.

Jakie są zalety czatu na żywo przez telefon lub e-mail?

Bądźmy szczerzy: ani telefon, ani e-mail nie staną się wkrótce przestarzałe. W rzeczywistości są nadal preferowanym kanałem dla wielu klientów. Jest ku temu wiele powodów, ale bezsporne jest, że czat na żywo zyskuje na popularności, odkąd używanie Internetu do komunikacji stało się normą.

Pokolenie milenialsów szczególnie zainteresowało się oprogramowaniem do czatu na żywo. Ponad 63% milenialsów woli , aby odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące obsługi klienta były udzielane na czacie na żywo.

W miarę jak nowoczesne oprogramowanie do czatu staje się coraz bardziej wyrafinowane, jego zalety w porównaniu z telefonem lub pocztą e-mail stały się bardziej widoczne.

Więc jakie są te zalety?

Przyjrzyjmy się trzem najlepszym.

• Skrócony średni czas oczekiwania . Zarówno telefon, jak i poczta elektroniczna wymagają od użytkownika znacznego wysiłku, aby się komunikować. Potem dochodzi jeszcze oczekiwanie w kolejce do agenta, pisanie i czekanie na odpowiedź. Czat na żywo jest nie tylko natychmiastowy, ale również pozwala agentom na dołączanie wszelkiego rodzaju niezbędnych plików, takich jak dokumenty dotyczące wdrażania lub umowy.

• Wielozadaniowość . Agenci rozumieją, jak trudne jest przełączanie się między telefonami lub pocztą e-mail, aby stale pomagać swoim klientom. Operatorzy czatu na żywo mogą z łatwością obsługiwać wiele czatów, bez przerywania koncentracji na wykonywaniu zadań w tle.

Wynik? Niższe koszty operacyjne i wyższy zwrot z inwestycji, ponieważ nie będziesz musiał zatrudniać dużych zespołów do obsługi kanałów komunikacji. To wielka korzyść zarówno dla instytucji edukacyjnych, jak i organizacji pozarządowych, ponieważ często mają one napięty budżet.

W przypadku, gdy żądania czatów stają się zbyt trudne do obsłużenia, administratorzy mogą zawsze ustawić liczbę czatów, które dany agent może wykonywać w tym samym czasie lub ogólną   maksymalną długość kolejki .

• Zmniejszona liczba zgłoszeń . Bycie przytłoczonym przychodzącymi połączeniami lub e-mailami jest czymś, co jest dobrze znane każdemu, kto pracuje w obsłudze klienta. Również odpowiedzi na zapytania telefoniczne lub e-mailowe zazwyczaj zajmują dużo czasu. Możliwość skontaktowania się z zespołem pomocy technicznej bezpośrednio ze strony internetowej

Wszystko to jest możliwe dzięki czatowi na żywo, ponieważ cała komunikacja odbywa się w zaciszu komputera, podczas gdy Twoi potencjalni klienci lub stali klienci przeglądają Twoją witrynę.

Nie potrzebujesz nawet komputera. Czat na żywo jest zoptymalizowany dla telefonów komórkowych i innych podobnych urządzeń, więc Twój zespół może odpowiadać z dowolnego na dowolną platformę.

Jakie są zalety korzystania z czatu na żywo dla instytucji edukacyjnych i pozarządowych?

W ostatnich latach firmy edukacyjne i non-profit doświadczyły znaczących zmian w swoich strategiach marketingowych i usługowych. Głównym motorem jest technologia. W miarę jak łączenie się na całym świecie stało się łatwiejsze, wzrosło zainteresowanie ze strony międzynarodowych studentów lub organizacji.

Skuteczna komunikacja to klucz do budowania lojalności .

Korzyści z czatu na żywo dla EDU:

• Pomoc dla studentów z aplikacjami, rejestracjami lub innymi procedurami
• Porady w czasie rzeczywistym
• Sugestie dotyczące różnych kursów
• Wzmocnione zaufanie do Twojej instytucji studenckiej i jej organizacji studenckich
• Lepsze zaangażowanie uczniów i rodziców
• Zwiększona liczba aplikacji i rejestracji

Korzyści z czatu na żywo dla instytucji pozarządowych:

• Zwiększone zaangażowanie darczyńców
• Dostosowane podejście do różnych pokoleń
• Stabilne wsparcie darczyńców w zamian za pozytywne doświadczenia związane z obsługą
• Lepsze zrozumienie między darczyńcami a Twoją organizacją
• Zbieranie danych do następnej strategii pozyskiwania funduszy
• Poprowadź swoich darczyńców przez różne etapy podejmowania decyzji, na przykład podczas procesu darowizny.

Jakie funkcje czatu na żywo mogą wykorzystać instytucje edukacyjne i pozarządowe w swojej strategii obsługi klienta?

• Uniwersalna skrzynka odbiorcza

Ważne jest, aby zachować informacje i profile swoich darczyńców indywidualnych lub biznesowych lub studentów w ramach następnej strategii zbierania funduszy, interesariuszy lub strategii rejestracji.

Każda sesja czatu jest konwertowana na zgłoszenia i zapisywana w uniwersalnej, współdzielonej skrzynce odbiorczej. Twoi agenci czatu mogą zbierać i przechowywać dane z rozmów dzięki wbudowanemu CRMKażdy agent będzie w stanie odpowiedzieć, ponieważ wszystkie niezbędne informacje będą zawsze gotowe i dostępne.

• Zaproszenie do aktywnego czatu :

Jedną z najważniejszych i uniwersalnych funkcji proaktywnego zaproszenia do czatu, jest wyskakująca wiadomość wyskakująca w określonym czasie, która pojawia się na stronie internetowej jako spersonalizowane zaproszenie lub wprowadzenie.

Poprzez monitorowanie aktualnego adres URL odwiedzających czat na żywo , możesz wyciągnąć pomocną dłoń. Agenci mogą tworzyć pojedyncze lub wiele zaproszeń lub całkowicie je wyłączyć, jeśli wszyscy agenci są zaangażowani w inne czaty.

• Widok pisania w czasie rzeczywistym

Opcjonalna, ale przydatna funkcja dla agentów, którzy wolą być o krok przed klientami. Podczas rozmowy na czacie agent może obserwować, co pisze i przygotować odpowiedź, zanim klient wyśle wiadomość.

• Gotowe odpowiedzi

Gotowe odpowiedzi usprawniają przepływ pracy, wykorzystując zapisane i wstępnie zdefiniowane krótkie odpowiedzi tekstowe na najczęściej zadawane pytania.

• Dystrybucja czatu

Przekierowywanie czatu jest niezbędne, jeśli czat ma dotrzeć do właściwego działu odpowiedniego wydziału lub zespołu projektującego kampanię. Agenci lub administratorzy czatu mogą wybrać jedną z trzech predefiniowanych opcji trasy, aby zapewnić szybką i dokładną komunikację:

• Losowe przypisanie
• Zadzwoń do wszystkich
• Maksymalne wykorzystanie

• Tagi

Tagi można dodawać ręcznie lub automatycznie do określonych słów lub fraz, tworząc w ten sposób niestandardowy przepływ pracy dla pojedynczego agenta.

• Ankieta na czacie

Pozwala na wkład i informacje zwrotne od klientów oraz ranking wydajności agentów lub ogólnej satysfakcji z sesji czatu.

• Czat w wielu językach

Studenci, darczyńcy oraz wszelkie osoby, które chcą się skontaktować z Twoją organizacją mogą pochodzić z dowolnego zakątka świata. Czat na żywo pozwala Twojej instytucji stać się prawdziwie globalną dzięki widżetom z możliwością dostosowania języka .

• Czat wideo

Aby zapewnić jeszcze bardziej osobisty charakter obsłudze klienta, korzystaj jednocześnie z wideo i czatu. Skonfiguruj go w taki sam sposób, jak przycisk czatu, umieszczając przycisk wideo czatu na żywo na określonych stronach witryny.

Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie nasze przystępne plany, które oferują dodatkowe funkcje, przejdź na naszą stronę z cenami .

Jakie są wytyczne i zasady rozmowy na czacie?

Rozmowy na czacie różnią się w zależności od sytuacji, ale w komunikacji online niekiedy należy przestrzegać protokołów i reguł.

Każdy pracownik czatu indywidualnie lub w grupach musi posiadać pełen zakres umiejętności obsługi klienta , w tym umiejętności twarde, takich jak znajomość obsługi komputera, biegłość w gramatyce lub szybkość pisania na klawiaturze oraz umiejętności miękkie, takie jak empatia i cierpliwość. Wszystko to tworzy pełną etykietę czatu online .

Rozmowy na czacie na żywo to szybka wymiana informacji, więc agenci muszą być ekspertami w danej dziedzinie. Wdrażanie i utrzymywanie baza wiedzy może służyć jako doskonałe źródło informacji dla agentów i klientów preferujących samoobsługa do tradycyjnego wsparcia.

Czy outsourcing obsługi klienta może przynieść zysk instytucjom EDU i NGO?

Firmy lub instytucje coraz częściej decydują się na outsourcing swoich zespołów obsługi klienta.

Głównymi motywatorami są zarządzanie czasem, problemy budżetowe i rozkład obciążenia. Większość instytucji edukacyjnych i pozarządowych nie zatrudnia ogromnych zespołów wsparcia ani nie pracuje przez całą dobę, więc ich godziny wsparcia są ograniczone. Na szczęście istnieją wyspecjalizowane ośrodki właśnie z tego powodu.

Dowiedz się więcej o korzyściach płynących z outsourcingu konta LiveAgent tutaj .

Jak zintegrować oprogramowanie do czatu na żywo ze swoją witryną?

Zintegrowanie przycisku czatu na żywo ze swoją witryną jest tak łatwe, jak nauczenie się 2 + 2 = 4. Kiedy rejestrujesz się i otrzymujesz login do swojego konta LiveAgent, wszystko, co musisz zrobić, to po prostu skopiować i wkleić krótki kod HTML .

Czy wiesz, co jeszcze jest świetne? Nie ma potrzeby pobierania żadnego dodatkowego oprogramowania. Jeśli jednak chcesz przeprowadzić integrację z oprogramowaniem innych firm , aplikacjami lub wtyczkami, aby poprawić jakość obsługi klienta, jest w pełni obsługiwany przez integracje Native lub Zapier.

Ochrona

Chroń dane swoich uczniów i darczyńców. Połączone funkcje zabezpieczeń LiveAgent pozwolą Ci zachować spokój, wiedząc, że wszystkie ich dane są bezpieczne.

Oto niektóre z oferowanych przez nas funkcji zabezpieczeń :

• BAN IPs
• Weryfikacja dwuetapowa
• Szyfrowanie HTTPS
• Wiele centrów danych
• RODO
• Bezpieczeństwo API

Baza wiedzy

Jak to się mówi, „Wiedza to potęga”. Mając to na uwadze nasza baza wiedzy jest stale aktualizowana o nowe informacje. Zachęcamy również naszych subskrybentów do współtworzenia lub budowania społeczności za pośrednictwem naszego portalu dla klientów .